Schnelle Autos, schnelle Verträge – dank Claris FileMaker

Exclusive Cars, ein Händler im Luxus- und Supersportwagensegment mit Sitz in Wien, Österreich, verkauft Bentleys, Bugattis und Lamborghinis und bietet dabei ein Höchstmaß an Personalisierbarkeit. Kunden können ihre Luxusautos auf eine Million verschiedene Arten konfigurieren – von der Innenausstattung bis hin zu über 300 möglichen Lackierungen. Zu den größten Vorteilen des Autokonzerns gehört es, dass die Kunden genau das bekommen, was sie sich wünschen, aber gerade diese Aufmerksamkeit für jedes individuelle Detail macht den Verkaufsprozess komplex und langwierig.

Früher konnten die Kunden nicht auf ihre endgültigen Angebote im Showroom warten, weil Exclusive Cars eine Weile brauchte, um die Einzelposten zu überprüfen und die Gesamtkosten der individuellen Ausstattungsmerkmale manuell zu berechnen. Der Automobilhändler wusste, dass diese Bearbeitungszeit drastisch verkürzt werden musste, und wandte sich an 72solutions, einen Claris Platinum Partner, um Hilfe zu erhalten.

Beginn der Operation „Schnelle Verträge“

Als Exclusive Cars dann zum ersten Mal mit einem komplexen Problem und einer nahezu unerfüllbaren Deadline an 72solutions herantrat, nahmen die FileMaker-Entwickler und Claris Platinum Partner Stefan Pusch und Philipp Puls diese Herausforderung an. „Wir haben 30 Jahre Entwicklungserfahrung mit Claris FileMaker und wissen, was wir tun“, so Puls.

Was das Vertragsverfahren so kompliziert machte, waren nicht allein die Personalisierungen, sondern vor allem steuerliche Fragen. Exclusive Cars ist zwar in Österreich ansässig, das Autohaus betreut aber auch die gesamte Region Osteuropa und verkauft Autos in sechs Ländern mit sechs verschiedenen Währungen und – je nach Fahrzeugkonfiguration – zwölf unterschiedlichen steuerlichen Rahmenbedingungen.

Bevor das Team von Exclusive Cars über eine eigene App verfügte, wurden die Gesamtpreise und Steuern für jeden Vertrag manuell berechnet und diese Berechnungen anschließend zur Überprüfung und Währungsumrechnung an die Niederlassungen im jeweiligen Land weitergeleitet. Fehler im Vertrag konnten Strafen durch die Finanzbehörden nach sich ziehen, aber: „letztlich schaden Fehler in erster Linie der Reputation meines Unternehmens“, meint Sanjin Arkus, CEO von Exclusive Cars.

Der Überprüfungsprozess ist zwar von entscheidender Bedeutung, hat aber die Vertragsabwicklungszeiten noch weiter in die Länge gezogen – das Ergebnis war ein suboptimales Kauferlebnis für die Kunden.

„Es schien mitunter, als befänden wir uns im Mittelalter“, erinnert sich Arkus. „Der Kunde geht zum Händler, um direkt vor Ort ein Angebot zu erhalten. Er will wissen: Das bekomme ich und so viel kostet es.“

Sanjin Arkus stellte die FileMaker-Entwickler damit vor eine erste Herausforderung: Er benötigte innerhalb von acht Wochen einen funktionierenden Prototyp, den er bei einem Treffen mit anderen Geschäftsführern von Autohäusern in der Region präsentieren konnte.

Auf zum Rennen und in die erste Runde: Stichwort Planung

Die Entwickler wussten, dass sie zunächst die Details des derzeitigen Angebotsprozesses verstehen mussten, bevor sie das neue System konzipieren konnten. Nach einem ersten Briefing über die Anforderungen von Exclusive Cars begann 72solutions sofort mit dem Planungsprozess.

Zunächst analysierten Stefan Pusch und Philipp Puls die statischen Angebote im PDF-Format, die Exclusive Cars seinen Händlern zur Überprüfung schickte, sowie alle im Verkaufsprozess verwendeten Eingabe- und Ausgabedateien. Die beiden Entwickler mussten genau verstehen, welche Daten diese Dokumente enthielten, welches Format sie hatten und wie sie für den jeweiligen Markt angepasst wurden. Pusch und Puls begleiteten dann das Sales-Team von Exclusive Cars, um zu sehen, wie die PDFs erstellt und im Rahmen der Angebotserstellung verwendet wurden.

„Auf den ersten funktionierenden Prototyp haben wir mit Erleichterung reagiert, weil wir dann wussten, dass das Projekt funktionieren wird und alle schwierigen Hürden genommen sind“, erklärt Pusch. „Ich bin immer optimistisch, dass ich jedes Problem lösen kann, weil ich sehr gut mit Claris FileMaker Pro umgehen kann.“

FileMaker fährt sehr, sehr schnell – vor allem in engen Kurven

Während der Entwicklung konnten mit FileMaker einige schnelle Richtungswechsel umgesetzt werden.

Zunächst änderte 72solutions den ursprünglichen Plan, die App von Exclusive Cars in eine Datei zu integrieren. Sie erkannten, dass sie neben einer App zum E-Mail-Abruf als Modul ihres Standard-Toolkits auch ein Modul für die Benutzerverwaltung benötigten. Nach der Integration dieser beiden Module entwickelte sich die App zu einer Lösung mit mehreren Dateien. Für jedes Land, in dem Exclusive Cars tätig ist, war auch eine separate Datei erforderlich.

„Hier war das Datenbankmigrationstool von FileMaker eine große Hilfe“, erklärt Puls. „Wir wären ohne dieses Tool nicht in der Lage gewesen, die Lösung zu entwickeln. Denn jetzt haben wir eine einzige Entwicklungsdatei und müssen nur noch ein Rollout für die verschiedenen Länderdateien durchführen. Alle sind dann im Handumdrehen auf demselben Entwicklungsstand.“

Eine weitere wichtige Weichenstellung erfolgte nach der Hälfte der Projektlaufzeit. Ursprünglich war geplant, eine native App mit FileMaker Go zu entwickeln, damit jeder Vertriebsmitarbeiter auf seinem iPad arbeiten kann. Die IT-Anforderungen machten jedoch eine webbasierte Bereitstellung erforderlich. Für die beiden Entwickler kein Problem! Das FileMaker-Toolset kann überall eingesetzt werden und ermöglicht problemlose Kurswechsel mitten im Prozess.

Pusch und Puls entschieden sich, stattdessen eine webbasierte App zu entwickeln, um den Installationsaufwand auf den Desktops und mobilen Geräten des Exclusive Cars-Teams zu reduzieren. „Wir haben eine scharfe Kurve genommen, die bei einer anderen Plattform eine kostspielige Änderung bedeutet hätte“, betont Puls. „Dieser schnelle Richtungswechsel wurde durch den Einsatz der WebD-Technologie von Claris FileMaker möglich.“

„Wenn etwas nicht so funktioniert, wie Exclusive Cars es sich wünscht, können wir es einfach in FileMaker ändern und 10 Minuten später kann der Kunde die neue Version bereits nutzen“, fügt Pusch hinzu. „Das ist es, was mir an FileMaker so gut gefällt – man kann äußerst flexibel auf die Wünsche des Kunden reagieren.“

Die Entwickler setzen auf FileMaker, um digitale Lösungen für ihre Kunden zu erstellen, weil es sich ideal für Projekte eignet, die etwas komplexer sind. „Wir haben es hier mit einer sehr, sehr schnellen Plattform zu tun, die sich hervorragend für Projekte eignet, bei denen man nicht genau weiß, in welche Richtung sich das Projekt entwickeln wird.“, sagt Pusch.

Blitzschnelle eigene App generiert Verträge in wenigen Augenblicken

Nach einigen abschließenden Tests und Optimierungen führte das Team von 72solutions die neue App allen Managern von Exclusive Cars vor. „Und wissen Sie was? Alle wollten sie sofort haben“, freut sich Arkus.

Heute nutzt jeder Exclusive Cars-Standort – insgesamt ein Dutzend – die mit FileMaker erstellte App. Was zuvor ein dreitägiger Prozess war, sieht heute typischerweise so aus:

• Ein Kunde kommt in den Laden, sucht sich ein Auto aus, wählt Innenausstattung, Lackierung und Felgenmodell und nimmt etwa 90 weitere Anpassungen vor, während der Verkäufer alles auf einem iPad dokumentiert.
• Es folgt ein Händedruck und der Verkäufer reicht dem Kunden eine Tasse Kaffee.
• Nach dem zweiten oder dritten Schluck präsentiert er dem Kunden einen gedruckten unterschriftsreifen Vertrag.

„Unsere Kunden erhalten ihr Angebot und ihren Vertrag damit wesentlich schneller“, stellt Arkus fest. "Wir müssen die Verträge jetzt nicht mehr überprüfen und verlieren keine Zeit dadurch, dass sie erst mehrere Finanzabteilungen durchlaufen müssen.

Die Vertragsanpassung ist nun nicht mehr mit einem komplizierten, manuellen Prozess verbunden oder mit der Befürchtung, dass der Kunde mit der Zeit seine Meinung ändern könnte. Stattdessen kann sich das Verkaufsteam auf das konzentrieren, was es am besten kann: Luxusautos verkaufen.

Puls zieht diese Bilanz: „Ich bin stolz darauf, aus einer Problemstellung heraus eine App geschaffen zu haben, die nicht nur schön ist, sondern vor allem nützlich.“

Die Innovation liegt auf der Zielstrecke

Mit dem Wachstum des Autohauses und der Weiterentwicklung der Automobilindustrie entwickelt sich auch die eigene App von Exclusive Cars kontinuierlich weiter.

Vor kurzem expandierte der Automobilhändler in die Schweiz und integrierte eine neue Währung und eine neue Steuerstruktur in sein System. Früher hätte die Erschließung eines neuen Marktes mindestens mehrere Wochen gedauert, aber mit der FileMaker-Lösung war die Expansion in der Schweiz blitzschnell umgesetzt.

„Wir haben den Vorteil, dass wir alles in einem einzigen System haben, das bereits genehmigt ist“, erklärt Arkus. "Wir fügen also einfach ein weiteres Land, einen weiteren Händler oder zusätzliches Personal hinzu und können sofort mit der Arbeit beginnen."

Exclusive Cars kann jetzt auch schnell neue Fahrzeuge in das System aufnehmen – ein zunehmender Anwendungsfall, da immer mehr Hybrid- und Elektrofahrzeuge auf den Markt kommen. Jetzt dauert es nur noch etwa 15 Minuten, um die FileMaker-App mit den neuen Fahrzeugdaten zu aktualisieren, und schon kann das Team mit dem Verkauf beginnen.

„Es wäre für sie unmöglich gewesen, all diese Daten auf dem neuesten Stand zu halten“, erklärt Pusch. „Sobald ein neues Modell auftaucht, fügen wir es in unserem System einfach in die Modellliste ein und Exclusive Cars kann anschließend alle Details, die das Modell beschreiben, aktualisieren.“

Sanjin Arkus begreift sich jetzt selbst als eine Art FileMaker-Prediger: „Ich mache regelmäßig Werbung dafür, um anderen zu zeigen, was man in kürzester Zeit erreichen kann. Ich empfehle es jedem – FileMaker ist für mich eine sehr schnelle und sehr flexible Lösung.“

Auf die Frage, welches Auto er als Maskottchen für FileMaker wählen würde, antwortet er: „FileMaker ist definitiv wie ein Lamborghini: Schnell, agil und macht viele Dinge möglich.“

Treiben Sie Ihre digitalen Lösungen mit erweiterten Funktionen voran

Lösungen, die mit Claris FileMaker entwickelt wurden, lassen sich schnell und perfekt anpassen. So unterstützen sie Unternehmen auf der ganzen Welt bei der Lösung von Business-Problemen.

„Claris FileMaker ist die Basis unseres Unternehmens und das schon seit 30 Jahren“, betont Puls. „Es ist die Go-to-Plattform für alle unsere Projekte und unterstützt unsere Anforderungen als Entwickler. Was auch immer unsere Kunden sich wünschen, dank FileMaker können wir souverän die entsprechenden Lösungen entwickeln.“

Ähnlich wie Entwickler ihre eigenen Apps ständig weiterentwickeln, wird auch FileMaker von Claris kontinuierlich mit neuen Funktionen und Verbesserungen immer auf dem neuesten Stand gehalten. Mit Ihrem Zugriff auf die aktuelle Version von FileMaker sind Sie mit den neuesten Funktionen ausgestattet und machen Ihre digitalen Lösungen noch leistungsfähiger für die Zukunft.

Wenn Sie FileMaker 2023 noch nicht einsetzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um zu erfahren, wie Sie die Leistung Ihrer eigenen Apps steigern, die Skalierbarkeit mit mehr Hosting-Kapazität für Benutzer und Dateien erhöhen und Ihre Daten mit optimierten Sicherheitsprotokollen besser schützen können. Neuerungen entdecken.