Wie pflegt man eine internationale Tennis-Community, während man sich von einer weltweiten Pandemie erholt und Menschen mehr denn je voneinander entfernt sind? Für P. J. Simmons, Gründer der Net Gains Foundation (NGF), und Gary Innes, Executive Director, war die Antwort einfach: Sie nutzten ihre Leidenschaft für den Sport und den Wunsch, der Gemeinschaft etwas zurückzugeben, mit den Tools, mit denen sie am meisten vertraut waren: Tennis und Claris FileMaker.
Informieren Sie sich, wie diese gemeinnützige Organisation mit Hilfe des Claris-Partners Sounds Essential LLC eine eigene App entwickelt hat, um laufende Veranstaltungen für ein wachsendes Netzwerk von Tennisspielern, Trainern und Volunteers zu optimieren, zu koordinieren und zu personalisieren.
So wird Eventmanagement zu einem echten „Grand Slam“.
Simmons gründete die NGF, um die Power des Tennissports als Katalysator für lebenslange Gesundheit und Wohlbefinden, persönliches und berufliches Wachstum, charakterstarke Führungsqualitäten und zielgerichteten Service zu nutzen. Durch die Events des Tennis Congress und andere philanthropische Initiativen hat die NGF eine Community für alle Sportler geschaffen, unabhängig von Alter, Rasse, Einkommen oder Leistungsniveau, die es Menschen ermöglicht, Tennis als Freizeitbeschäftigung, als Leidenschaft oder beides zu betreiben.
Die Durchführung der Veranstaltungen des Tennis Congress erfordert eine straffe Koordination und Organisation, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied ein Höchstmaß an persönlicher Ausbildung, Training und Aufmerksamkeit erhält. Um manuelle Prozesse zu reduzieren und nach Möglichkeit zu automatisieren, wandte sich die Stiftung an Sounds Essential LLC.
„Gary und ich hatten bereits Erfahrung in der FileMaker-Entwicklung und waren bereit, den Event-Betrieb auf die nächste Stufe zu heben“, berichtet Simmons. „Wir hatten die Vision, Apps für unsere komplexen Abläufe zu entwickeln, um unsere Athleten und Volunteers hinter den Kulissen besser zu unterstützen, indem wir Informationen mit FileMaker auf neue, leistungsfähigere Weise nutzen.“
Integration von Daten und Systemen zur Steigerung der Effizienz.
Früher waren bei der NGF mehrere Systeme im Einsatz, so dass Volunteers und Organisatoren in Dutzenden von Tabellenkalkulationen und verstreuten Anwendungen nach Informationen suchen mussten. Außerdem war es nicht unüblich, dass ein einziger Volunteer die Daten von Hunderten von Teilnehmern verwaltete, so dass die Notwendigkeit bestand, externen Nutzern, einschließlich der Athleten selbst, die direkte Interaktion mit der NGF-Datenbank zu ermöglichen.
Aus diesem Grund wandte sich NGF an den Claris-Partner Sounds Essential LLC. Duncan Baker, Miteigentümer und leitender Entwickler bei Sounds Essential LLC, wusste genau, was nötig war, damit die Non-Profit-Organisation effizienter arbeiten konnte. Der Partner arbeitete mit der NGF zusammen, um viele organisatorische Funktionen, einschließlich der Veranstaltungsplanung, zu konsolidieren.
„Wir haben praktisch ein komplettes Betriebssystem für das Unternehmen geschaffen“, sagt Baker. „Jetzt können Athleten, Trainer und Veranstaltungsteilnehmer direkt mit dem System interagieren und individuelle Zeitpläne für Events einsehen. Dank FileMaker wissen alle Beteiligten sofort Bescheid, wenn sich etwas ändert.“
Das Ersetzen ihrer manuellen Systeme durch ein einziges, konsolidiertes Geschäftsbetriebssystem reduziert die eingehenden Anfragen und den Aufwand für das Event-Personal. Darüber hinaus können die Athleten über eine API ihre Profildaten direkt an die Datenbank übermitteln, so dass die Organisatoren nichts mehr tun müssen.
Die Automatisierung beschleunigt das Tempo.
Sounds Essential LLC entwickelte die Lösung weiter, indem es eine Automatisierung einführte, die Athleten und Trainer besser aufeinander abstimmte und gleichzeitig sicherstellte, dass die ehrenamtlichen Organisatoren Informationen zur Verfügung hatten, um die Teilnehmer bei Hunderten von Trainingseinheiten, Seminaren und Präsentationen zu unterstützen. Um die Verteilung personalisierter Zeitpläne zu beschleunigen, entwickelte der Partner ein Kommunikationssystem, das Informationen aus der NGF-Datenbank abruft, um maßgeschneiderte Informationen nahtlos an verschiedene Gruppen von Teilnehmern zu verteilen.
„FileMaker bietet uns erstaunliche Vorteile! Mit der modernen Lösung von Sounds Essential LLC verfügen wir jetzt über eine leistungsstarke, neue Ebene der Automatisierung und Integration“, sagt Innes. „Aufgaben, die früher Stunden in Anspruch nahmen, werden jetzt in Minuten erledigt. Das führt zu besseren Ergebnissen für die NGF und schafft eine digitale Grundlage für unser weiteres Wachstum.“
Dank FileMaker kann die NGF die Last der manuellen Arbeit von den Schultern der Organisatoren nehmen und die Effizienz bei allen Arten von Events steigern, einschließlich des hoch besetzten, globalen Tennis Congress für 134 Athleten und 50 Trainer aus 33 Ländern, dessen Planung mehr als ein Jahr dauerte. Die Investition in das globale Event hat sich bezahlt gemacht, denn es wurden mehr als 300.000 Dollar eingenommen, und für das nächste Jahr wird eine Verdoppelung der Veranstaltungsgröße erwartet.
Die Claris-Plattform ist die perfekte Lösung für die Zukunft.
Und die NGF steht erst am Anfang der Entwicklung von eigenen betrieblichen Anwendungen. Die Stiftung möchte die neue Claris-Plattform (nur auf Englisch) nutzen und Claris Connect für die Integration mit alltäglichen Anwendungen wie Mailchimp für eine verbesserte Eventkommunikation verwenden. Darüber hinaus ist der Einsatz von Claris Go zur Unterstützung der Vor-Ort-Aktivitäten mit mobilem Datenbankzugriff während der Events, Claris WebDirect für das Finanzmanagement und das Reporting für NGF-Coaches und Claris Studio für Teilnehmer-Feedback-Formulare geplant.
„Mit eigenen Workflows und Tools können unsere Volunteers, Trainer und Athleten zusammenarbeiten, um das Leben vieler Menschen positiv zu beeinflussen“, fügt Innes hinzu. „Wir freuen uns darauf, mit unserer Stiftung neue Möglichkeiten für den Tennissport zu schaffen und die gesamte Claris-Plattform für neue digitale Lösungen zu nutzen.“
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