Das erfolgreiche Unternehmen für Bodenbeläge setzt auf eine eigene App, die auf Claris FileMaker basiert, um mehrere Projekte zu verwalten und hohe Gewinnmargen zu erzielen.
Die Einwohner von Colorados Vail Valley scheinen schöne Böden zu lieben. Mit einer Einwohnerzahl von nur etwa 55.000 Menschen hält die Region Roger Benedict und sein Unternehmen Ruggs Benedict auf Trab. Seit 1972 im Geschäft, hat sich das Unternehmen von einer Garage in einem Wohnwagenpark zum führenden Unternehmen für Bodenbeläge in der Region entwickelt. Und es hat Roger vom Teppichverleger zum Geschäftsinhaber gemacht, der jeden Tag ein Dutzend Verlegeteams leitet und auf großes Wachstum eingestellt ist. Während ein normales Unternehmen in dem Bereich in einem guten Markt etwa 2 Millionen US-Dollar einbringt, hat Ruggs Benedict im letzten Jahr 8 Millionen US-Dollar brutto verdient und ist auf dem besten Weg, daraus bis Ende 2018 10 Millionen US-Dollar zu machen.
Ein Blick auf den gesamten Projektlebenszyklus
Als Benedict 1988 die Leitung des Unternehmens übernahm, setzte er Tabellenkalkulationen ein, um die verschiedenen Aspekte des Unternehmens zu managen. „Das funktioniert für eine Person ganz gut, die immer nur ein Projekt gleichzeitig bearbeitet“, sagte er, „das war aber auch die Grenze.“ Er musste Verkaufsaktivitäten, Projektstatus und Verlegepläne in Echtzeit einsehen können.
Ein befreundeter Apple-Support-Mitarbeiter empfahl ihm, eine ältere Version der FileMaker-Plattform zu verwenden, um eine eigene App zu erstellen, die die Arbeitsabläufe im Unternehmen optimieren konnte. Benedict hatte keinerlei Programmiererfahrung, aber er fand FileMaker intuitiv und einfach zu bedienen. Er nutzte die Lehrgänge und das Entwicklerhandbuch der Plattform, um zu lernen, was er wissen musste. Außerdem besuchte er mehrmals die DevCon, die jährliche FileMaker-Benutzerkonferenz, um zusätzliche Erkenntnisse und Fähigkeiten zu erwerben.
Heute nutzt Benedict die eigene App für, in seinen Worten, „absolut alles“. Die App deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab, vom ersten Kundenkontakt bis hin zum fertigen Auftrag. So entwarf er beispielsweise eine Taste auf der Seite jedes Verkäufers, die aufleuchtet, wenn ein Auftrag von der Verlegeabteilung abgezeichnet wird. Der Verkäufer weiß dann, dass es Zeit ist, einen „Happy Call“ zu machen, um sicherzustellen, dass der Kunde mit seinem neuen Bodenbelag zufrieden ist. Sobald der Anruf getätigt wurde, wird eine weitere Taste angezeigt: „Bewertungsanfrage senden“. Der Verkäufer klickt auf diese Taste, um eine Kundenbewertung anzufordern.
Auch die E-Mail-Integration der eigenen App wird von den Mitarbeitern intensiv genutzt. Bei jedem neu eintreffenden Projekt erstellt ein Verkäufer eine Projektkarte, an die ein Kommunikationsprotokoll angehängt wird. Auf diese Weise können sie leicht alle Arten von E-Mails generieren. Egal ob es sich um die Beantwortung einer Frage, das Versenden eines Produktbildes oder eines Kostenvoranschlags für ein Projekt handelt, sie können einfach auf eine Taste klicken und die E-Mail landet im Kommunikationsprotokoll. Der Vertriebsmitarbeiter kann im Protokoll nachsehen, welche E-Mails gesendet wurden und wo sie sich im Projekt befinden. Und wenn der Verkäufer nicht da ist, kann sich jeder das Protokoll ansehen und weiß genau, wo der Verkäufer aufgehört hat, so dass die Kundeninteraktionen reibungslos ablaufen.
„Das Tolle an FileMaker ist, dass Sie all diese einzelnen Verhaltenspfade erstellen und dann ganz einfach zu einer Abfolge von Ereignissen zusammenfügen können“, so Benedict.
„Das Tolle an FileMaker ist, dass Sie all diese einzelnen Verhaltenspfade erstellen und dann ganz einfach zu einer Abfolge von Ereignissen zusammenfügen können."
Roger Benedict, President, Ruggs Benedict
Das richtige Werkzeug für den Job
Benedict gab den Verkäufern ursprünglich iPad-Geräte an die Hand, aber die Verkäufer fanden es zu umständlich, ein Gerät zu halten, während sie Muster aus den Regalen zogen. Also wechselten sie auf den großen Bildschirm. Die Mitarbeiter greifen nun an ihren Arbeitsplätzen auf Mac minis mit 27-Zoll-Bildschirmen auf die eigene App zu und können dort mit den Kunden gemeinsam sitzen, nachdem sie Muster ausgewählt haben.
Die iPads sind jedoch perfekt für die Lagermitarbeiter. Es ist ihre Aufgabe, das gesamte Material, das täglich eintrifft, einzuchecken und es zu überprüfen, wenn es rausgeht. Auf diese Weise behalten sie den Überblick darüber, welche Verlegematerial wie Klebstoffe und Teppichkissen nachbestellt werden muss. Zudem müssen sie den Verlegeplan im Blick behalten, und eine Handheld-App macht all dies einfach.
Unerwartete finanzielle Vorteile
Ruggs Benedict steht vor einer einzigartigen Abrechnungsherausforderung. Bodenbelagsaufträge neigen dazu, flexibel auszufallen. Ein Kunde kann sich bis zur letzten Minute entscheiden, einen Raum mehr machen zu lassen oder eine Farbe zu ändern. Eine Vorabrechnung ist nicht möglich, daher hält die eigene App die Rechnung in einer Warteschlange, bis das Projekt abgeschlossen ist. Dann kann die Rechnung in QuickBooks verschoben werden, das in der eigenen App integriert ist. Dadurch werden Fehler reduziert und die Kundenerfahrung verbessert.
Das ist eine praktische Funktion, aber Benedict hat festgestellt, dass die Kontrolle über die Produktpreise der größte Nutzen an der eigenen App ist. In vielen Unternehmen können Verkäufer niedrige Preise anbieten, weil sie das Geschäft – und die Provision – bekommen wollen.
„Wenn man das nicht steuert, verschenken sie den ganzen Laden“, sagte Benedict.
Mit der eigenen App erfolgt die Preisfindung auf Knopfdruck. Das Verkaufspersonal wählt ein Produkt aus und die App setzt automatisch den entsprechenden Preis ein. Verkäufer können einige Rabatte anbieten, aber dann sehen sie auch, wie ihre Provision auf dem Bildschirm schrumpft. So sind sie viel weniger bereit, die Produktpreise zu senken. Das verbessert das Endergebnis.
Von der Nachverfolgung des Kundenlebenszyklus über die Optimierung der E-Mail-Kommunikation bis hin zur Verbesserung der Gewinnmargen – Benedict kann gar nicht genug von der eigenen App schwärmen, die er auf der FileMaker-Plattform entwickelt hat.
„Es ist schwer zu erklären, wie einfach FileMaker ist. Ich muss nicht zaubern, um eine eigene App zu erstellen, die allen meinen geschäftlichen Anforderungen gerecht wird.“ „Ich habe nichts als Respekt und Wertschätzung für die FileMaker-Plattform.“
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