L’entrepreneur en électricité industrielle lourde sensibilise plus de 435 membres de l’équipe à la sécurité grâce à une solution iPad technique, notamment son app d’analyse de la sécurité du travail innovante.
La sécurité avant tout
Jeff Coghlin, responsable informatique, explique comment la sécurité est primordiale pour Braun Electric. « Nous sommes une entreprise établie de longue date », indique Coghlin. « En même temps, nous restons à la pointe de la technologie grâce à un engagement ferme dans l’amélioration continue, avec la plateforme FileMaker comme pierre angulaire. Notre bilan en matière de sécurité est l’une des choses dont nous sommes les plus fiers, et il a été amélioré encore plus grâce à une plus grande rigueur et une meilleure accessibilité aux informations rendues possibles par la plateforme FileMaker. »
Pour s’attaquer à la sécurité de plus de 435 personnes sur le lieu de travail, le développeur d’apps Jason Larson et Coghlin se sont réunis avec l’équipe d’amélioration continue pour identifier les problèmes les plus urgents. Ils ont décidé que leur première tâche était de numériser les processus métier les plus critiques et les plus complexes : l’analyse de la sécurité du travail (JSA).
Traditionnellement, les formulaires d’analyse de la sécurité du travail étaient à 100 % sur papier. Les collaborateurs sur le terrain remplissaient les formulaires de pré-travail et associaient les procédures d’exploitation normalisées des grands classeurs aux procédures de travail.
Le processus de maintenance des procédures d’exploitation normalisées exigeait l’impression et la maintenance de deux classeurs d’informations pour chacun des quelque 300 véhicules de l’entreprise. En cas de modification d’une procédure existante ou de création d’un tout nouveau processus, une nouvelle feuille de papier devait être imprimée, plastifiée et perforée pour chaque classeur de l’entreprise et les anciennes feuilles collectées. Cette opération prenait deux à trois semaines. Braun avait besoin d’un moyen plus efficace de partager ces informations essentielles avec les membres de son équipe, en veillant à ce qu’ils disposent de la version la plus récente.
« Nous avions besoin d’un format numérique et d’une solution mobile qui aideraient les membres de l’équipe en leur fournissant immédiatement des informations et en invitant les électriciens à répondre aux questions sur les problèmes de sécurité sous-jacents qu’ils n’auraient peut-être pas pris en compte », déclare Larson.
Nous sommes une entreprise établie de longue date. En même temps, nous restons à la pointe de la technologie grâce à un engagement ferme dans l'amélioration continue, avec la plateforme FileMaker comme pierre angulaire.
Jeff Coghlin, responsable informatique, Braun Electric Company
Une base pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise
Lorsque l’on a décidé que la rationalisation du processus d’analyse de la sécurité du travail était la première préoccupation, la question suivante était de savoir comment accomplir la tâche. Quelle technologie fournirait le temps de développement le plus rapide et la base multiplateforme pour de nombreuses autres solutions qui pourraient automatiser et améliorer les processus métier ?
« Les apps doivent être conçues autour des personnes et des processus, au lieu de devoir modifier notre façon de travailler pour utiliser une app », affirme Coghlin. « C’est pourquoi nous avons décidé de créer notre propre app FileMaker adaptée à nos processus. »
Le PDG Ed Ott ajoute : « le besoin de partager des informations ne concernait pas seulement le personnel sur le terrain. Faire plus avec moins du point de vue des instances décisionnaires nécessitait un système qui permettrait de fournir des données et des informations en temps réel, partageant ainsi simultanément la gestion des activités à risque avec tous les agents et les chefs de projet principaux. FileMaker a offert cette flexibilité et a été un changement bienvenu. L’ajout de responsables supplémentaires pour la supervision de notre charge de travail à risque a été évité. Mieux informer notre personnel de direction actuel a remplacé la nécessité d’ajouter du personnel. De plus, nous avons pu investir dans la technologie à un coût global réduit ».
La solution devait être extrêmement facile à utiliser. En outre, elle devait fonctionner hors ligne, puis synchroniser ultérieurement les données mises à jour via des connexions cellulaires sur les serveurs Windows principaux de l’entreprise et s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise, notamment les progiciels de gestion intégrée et les apps de productivité bureautique.
Larson était convaincu que la plateforme FileMaker était la solution. « Répondre à toutes nos exigences aurait été une entreprise de taille si nous utilisions des méthodes traditionnelles de codage manuel », explique Larson. « FileMaker a facilité la création d’une solution axée sur la mobilité, un facteur important parce que la plupart des membres de notre équipe sur le terrain utilisent uniquement des appareils mobiles. Nous avions donc besoin d’une solution mobile facile à utiliser, mais qui s’intégrerait également de manière transparente à nos systèmes de bureau et serveurs principaux. »
À l’aide de la plateforme FileMaker, l’entreprise a créé une app d’analyse de la sécurité du travail qui couvre les permis, le nombre de fois que le personnel de sécurité examine le processus d’analyse de la sécurité du travail, la protection contre les chutes, les schémas du site, les pages de connexion, les tickets de chargement, etc. La solution d’analyse de la sécurité du travail a également automatisé la communication avec l’équipe de direction en envoyant des notifications d’alerte.
L’outil de suivi du processus d’analyse de la sécurité du travail fournit des informations sur site, numériques et consultables à la direction sur le terrain. Par exemple, les chefs de projet bénéficient d’informations de localisation GPS, ainsi que de données telles que les formulaires de contrôle de l’énergie existants, les schémas du site, les sources potentielles de conditions dangereuses, etc.
Renforcement de la sécurité
Depuis l’adoption de FileMaker et le respect des bonnes pratiques, le bilan de sécurité de l’entreprise est devenu un modèle pour l’industrie. Le taux total d’accidents est de 0,24, par rapport à l’ensemble de l’industrie, qui est de 3,8. Le taux de modification selon la statistique de Braun, un nombre utilisé par les compagnies d’assurance pour évaluer à la fois le coût passé des blessures et les risques futurs, est inférieur de 65 % à la moyenne de l’industrie.
Automatisation de plusieurs processus métier
Le but ultime de Braun Electric est d’automatiser environ 30 autres processus uniques, chacun d’une manière qui réponde aux modes de fonctionnement personnalisés de l’entreprise.
L’équipe informatique de Braun a déjà créé un certain nombre de solutions iPad innovantes. Une app combine FileMaker avec le plug-in GoMaps du développeur FileMaker SeedCode pour permettre aux superviseurs de voir où se trouvent les équipes à tout moment via Google Maps. Une autre solution de l’App Store d’Apple offre un suivi météorologique permettant aux équipes de rester informées des conditions météorologiques prévues de façon à pouvoir planifier leur journée en conséquence. Grâce à une autre app, les employés ont maintenant un accès instantané à une version électronique du manuel du National Electrical Code (NEC). Et même les anciennes cartes de pointage papier sont enfin disponibles au format électronique à l’aide d’une app FileMaker.
Globalement, ces solutions mobiles ont amélioré la sécurité et l’efficacité, et automatisé la communication entre le personnel de terrain et le siège de Braun. Selon Ott, « bientôt, l’archivage et le stockage de millions de documents papier appartiendront au passé. La législation et les contrats exigent une conservation de 5 à 7 ans. Ce sera un plus de pouvoir utiliser l’espace gagné pour autre chose que le stockage de cette documentation. La récupération précise des données sera également plus facile ».
Braun Electric a l’intention d’aller au-delà des processus internes en utilisant la fonctionnalité FileMaker WebDirect pour fournir des données de création de rapports sélectionnées directement aux navigateurs Web des clients.
Larson ajoute : « dans notre industrie, peu de choses peuvent changer la donne. En réinventant nos processus à l’aide de la plateforme FileMaker et de FileMaker Go pour iPad et iPhone, nous avons amélioré la sécurité et l’efficacité, fourni un produit de meilleure qualité, augmenté la productivité et réduit les coûts, sans parler de l’accroissement de la satisfaction des clients ».