Chez ESPN, tout doit aller très vite car les événements sportifs s’enchaînent et ne se ressemblent pas (innombrables disciplines, chaînes et fuseaux horaires). La production de telles émissions est particulièrement complexe, impliquant à la fois des préparations remontant à plusieurs mois et des changements de dernière minute inévitables qui peuvent concerner les commentateurs, les opérateurs, l’équipe de production, les analystes et les partenaires tiers.
Que les spectateurs décident de regarde une rencontre isolée, de suivre une série de matchs éliminatoires, ou de s’intéresser à d’autres compétitions, les employés d’ESPN travaillent sans relâche pour les millions de fans de sport à travers le monde.
Et tout cela est possible grâce à Claris FileMaker.
Pas de place pour l’erreur humaine.
Les processus opérationnels de toutes les entreprises peuvent être améliorés, et ESPN ne faisait pas exception. Le partage de très nombreuses informations de production via tableurs Excel ou sur un serveur partagé n’était ni efficace ni évolutif, et ne réduisait pas les risques d’erreur humaine.
« Nos opérations impliquent énormément d’informations et de personnes réparties dans divers studios, services de programmation, stades et partenaires externes tiers », explique Mark Van Enckguurt, responsable planification et ordonnancement chez ESPN. « Chaque émission est le fruit d’opérations complexes, et le moindre changement peut avoir des conséquences importantes. Une erreur due à un mauvais copier-coller peut mettre en péril un événement dans son entièreté. »
Devant diffuser des événements sportifs en direct tous les jours de l’année, l’organisation avait besoin d’une solution regroupant toutes ses données en temps réel et alertant automatiquement les personnes concernées en cas de changements, de conflits calendaires ou de redondances ; le tout, en assurant une prise en charge 24 h/24 et 7 j/7.
Faites appel aux professionnels du développement.
L’équipe d’ESPN souhaitait réunir toutes ses données liées à divers membres et services afin de créer une base de données personnalisée. Restait à trouver comment faire. La réponse, c’est Willem-Jan Kempen qui leur a donnée. Le fondateur et président de Kempen Automatisering, une entreprise de développement de logiciels personnalisés, est un partenaire Claris Platinum.
Selon lui : « ESPN avait besoin d’un système puissant, capable de prendre en charge leurs opérations. La base de données centralisée n’était qu’un premier objectif ; ils envisageaient aussi des modules Web et des intégrations tierces. » « Claris FileMaker, synonyme d’itérations courtes, de puissance, de flexibilité et de stabilité, constitue un environnement de développement rapide d’applications idéal pour une organisation comme ESPN. Il n’a pas fallu longtemps pour l’adopter. »
Passez à une base de données centralisée.
Le contrat pour partenaire Claris a été créé en réponse au besoin de simplifier l’accès aux informations pour diverses équipes travaillant sur une même émission. Il permet ainsi de réunir transmissions et enregistrements, et de les rendre accessibles aux personnes concernées. Grâce à Claris FileMaker, Kempem Automatisering a pu créer un système unique personnalisable et adaptable à de multiples utilisations. Le système d’ESPN a très vite suivi.
« Notre système contient de nombreuses dispositions et vues basées sur les mêmes informations, et les changements sont signalés dans les sections et documents associés », explique Rien Janssons, producteur principal chez ESPN. « Ce système nous permet de tout gérer : les talents, événements, transmissions, opérateurs et réalisateurs. »
Pensez aux intégrations et aux modules Web.
Le système ESPN a rapidement évolué. L’équipe Kempen a créé de nouveaux flux de travail et a connecté de multiples sources de données. ESPN dispose désormais de plusieurs portails Web dédiés à la planification et à la gestion de la production. D’autres développements sont en préparation. En outre, le système s’intègre à NEP, une entreprise de diffusion tierce aux Pays-Bas, afin de mieux partager les informations liées aux plannings, ressources et besoins des opérateurs.
L’agilité prend un tout nouveau sens.
L’équipe ESPN ne peut pas tout mettre en pause en cas de problème en direct. Non seulement les opérations doivent être rigoureusement planifiées, mais le système doit aussi permettre d’effectuer des changements imprévus en temps réel. Les avantages de la solution FileMaker comptent notamment les éléments suivants :
- Interface chronologique permettant à tout un chacun d’identifier les créneaux de diffusion libres.
- Interface de programmation utilisant les couleurs pour améliorer la lisibilité et effectuer des marquages.
- Visibilité améliorée du planning et des émissions, et meilleur accès à la documentation via le Web.
- Alertes par SMS automatisées pour les commentateurs et analystes en cas de changements de planning.
- Alertes par SMS complémentaires pour des traitements d'incidents accélérés (personnalisables en fonction du niveau de gravité, de mineur à urgent).
- Possibilité de charger du contenu instantanément pour les équipes en direct qui doivent gérer des problèmes inattendus (comme des intempéries).
Mark Van Enckguurt, responsable planification et ordonnancement, a lui-même été témoin de ces avantages : « Nous disposons d’un système unique doté de multiples fonctionnalités, qui permet à tout le monde de gagner du temps : nos employés en interne, nos partenaires externes, ainsi que les travailleurs en free-lance. FileMaker constitue la solution centralisée idéale pour nos opérations quotidiennes. »
Plus de données, plus d’utilisateurs, plus de valeur.
Avec le soutien de Kempen Automatisering, ESPN continue de faire évoluer son système FileMaker. L’organisation souhaite déployer des intégrations avec de plus en plus de partenaires, afin d’optimiser encore davantage ses opérations 24 h/24 et 7 j/7.
« Plus la quantité d’informations traitées par FileMaker augmente, plus le système devient puissant », dit Willem-Jan Kempen. « FileMaker propose une solution réellement englobante. Avec l’aide d’un bon développeur et des outils à faible codage de FileMaker, les entreprises comme ESPN peuvent transformer numériquement leurs méthodes de travail. »
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