Coches rápidos, igual que los contratos, gracias a Claris FileMaker.

Exclusive Cars, con sede en Viena (Austria) vende Bentleys, Bugattis y Lamborghinis a medida. Los clientes pueden configurar sus coches de lujo de un millón de maneras diferentes, eligiendo todo tipo de opciones de personalización, desde el estilo de costura del interior hasta uno de los más de 300 colores para el exterior. Garantizar que los clientes obtienen exactamente lo que quieren es una de las propuestas de valor más valiosas del grupo automovilístico. Sin embargo, esta atención a los detalles de la personalización supone un proceso de ventas complicado y prolongado.

Antes, los clientes preferían no esperar a las ofertas finales en el concesionario porque Exclusive Cars tardaba un tiempo en verificar las partidas y en calcular manualmente los costes totales de la personalización. El concesionario sabía que necesitaba reducir drásticamente este tiempo de respuesta, por lo que llamó a 72solutions, un partner Platinum de Claris, para que le ayudara.

Comienza la operación "Contratos rápidos".

Cuando Exclusive Cars se dirigió por primera vez a 72solutions con un problema complejo y un plazo de entrega casi imposible, los desarrolladores de FileMaker y partners Platinum de Claris Stefan Pusch y Philipp Puls estaban preparados para el reto. "Tenemos 30 años de experiencia en el desarrollo de Claris FileMaker y sabemos lo que hacemos", afirma Philipp.

Lo que complicaba tanto el proceso de contratación no eran solo las configuraciones, sino también los impuestos. Aunque Exclusive Cars está en Austria, el concesionario también supervisa toda la región de Europa del Este, vendiendo coches en seis países con seis monedas diferentes y 12 estructuras fiscales distintas según la configuración del coche.

Antes de contar con su app personalizada, el equipo de Exclusive Cars calculaba manualmente los precios totales y los impuestos de cada contrato y, a continuación, enviaba los cálculos a las respectivas oficinas de mercado para comprobar los cálculos y las conversiones de divisas. Los errores en el contrato pueden acarrear sanciones de las autoridades financieras, pero "además, al fin y al cabo, los errores dañan la reputación de mi empresa", dijo Sanjin Arkus, director general de Exclusive Cars.

El proceso de verificación, aunque crucial, alargaba aún más los plazos de entrega de los contratos, lo que no la experiencia de los clientes no era la mejor.

"Parecía que estábamos en la Edad Media", comentó Sanjin. "El cliente quiere una oferta en cuanto visita un concesionario, así como un mensaje claro e inmediato: 'Esto es lo que obtienes y esto es lo que cuesta'".

Sanjin planteó a los desarrolladores de FileMaker su primer reto: necesitaba un prototipo funcional en un plazo de ocho semanas, para poder mostrarlo en una reunión con otros directores generales de concesionarios de la región.

La primera vuelta está dedicada a la investigación.

Los desarrolladores sabían que primero tenían que entender los matices del actual proceso de oferta de ventas antes de diseñar el nuevo sistema. Así que, tras una sesión informativa inicial sobre las necesidades de Exclusive Cars, 72solutions se lanzó de lleno a la investigación.

En primer lugar, Stefan y Philipp analizaron las propuestas estáticas en PDF que Exclusive Cars enviaba a sus concesionarios para su verificación, así como todos los archivos de entrada y salida utilizados en el proceso de venta. Los dos desarrolladores tuvieron que entender exactamente qué datos contenían estos documentos, el formato y la adaptación para cada mercado. Stefan y Philipp siguieron de cerca al equipo de ventas de coches para ver cómo se generaban y utilizaban estos PDF en el proceso de creación de ofertas.

"Nuestra reacción ante el primer prototipo funcional fue de alivio, porque sabes que el proyecto va a funcionar y que se han superado todos los obstáculos difíciles", declaró Stefan. "Siempre soy optimista en mi capacidad para resolver todos los problemas a los que me enfrento porque se me da muy bien utilizar Claris FileMaker Pro".

FileMaker va muy pero que muy rápido cuando tiene que afrontar curvas muy cerradas y cambios de dirección.

A lo largo del desarrollo, los desarrolladores utilizaron FileMaker para cambiar la dirección rápidamente.

En primer lugar, 72solutions cambió su plan inicial de tener la app de Exclusive Cars integrada en un solo archivo. Se dieron cuenta de que, además de una aplicación para obtener correos electrónicos como kit de herramientas estándar, necesitaban un módulo de gestión de usuarios. Tras unir estos módulos independientes, la app personalizada se convirtió en una solución de varios archivos. Además, cada país cubierto por Exclusive Cars necesitaba su propio archivo.

"Ahí es donde la herramienta de migración de bases de datos de FileMaker fue de gran ayuda", afirma Philipp."No habríamos podido crear la solución sin esta herramienta, ya que ahora tenemos un solo archivo de desarrollo, por lo que solo tenemos que hacer un despliegue en los archivos de los diferentes países para que todos estén en el mismo nivel de desarrollo en un instante".

Otro giro importante se produjo a mitad del proyecto. El plan inicial era crear una app nativa con FileMaker Go para que cada vendedor pudiera trabajar en su iPad, pero los requisitos de TI exigían una implementación web. ¡No hay problema que se les resista a estos dos desarrolladores! El conjunto de herramientas de FileMaker puede implementarse en cualquier lugar, lo que permite un fácil cambio a mitad de camino.

Stefan y Philipp decidieron crear en su lugar una app basada en la web, reduciendo así el esfuerzo de instalación en los ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles del equipo de Exclusive Cars. "Dimos un giro brusco que, con otra plataforma, habría sido muy costoso", explicó Philipp. "Este rápido giro fue posible gracias a la tecnología WebD proporcionada por Claris FileMaker".

"Si algo no funciona como quiere Exclusive Cars, podemos entrar en FileMaker, cambiarlo y, en 10 minutos, el cliente ya tiene la nueva versión en marcha", añade Stefan. "Eso es lo que realmente me gusta de FileMaker, puedes reaccionar con mucha flexibilidad a los deseos de tu cliente".

Los desarrolladores eligen FileMaker para crear soluciones digitales para sus clientes porque es ideal para proyectos que no son precisamente sencillos. "Estamos en una plataforma muy rápida, y eso es ideal en proyectos donde no sabemos exactamente hacia dónde se dirigen", dijo Stefan.

La app personalizada más rápida del mundo ofrece los contratos en un momento.

Tras unas últimas pruebas y ajustes, el equipo de 72solutions hizo una demostración de la nueva aplicación a todos los gerentes de los concesionarios de Exclusive Cars. "¿Y sabes qué? Todo el mundo la quería usar de inmediato", exclamó Sanjin.

En la actualidad, todos los establecimientos de Exclusive Cars (doce en total) utilizan la app personalizada creada con FileMaker. Lo que antes era un proceso de tres días, ahora su proceso típico de venta se parece a esto:

• Un cliente entra en la tienda, elige un coche, elige el interior, el color exterior, el modelo de rueda y entre unas 90 opciones de personalización. Mientras tanto, el representante documenta todo en un iPad.
• Se produce el apretón de manos y el vendedor entrega al cliente una taza de café.
• A los pocos sorbos, el representante de ventas tiene un contrato impreso listo para firmar.

"Vemos que los clientes reciben las ofertas y los contratos más rápidamente", afirma Sanjin. "Ya no necesitamos volver a comprobar los contratos ni perdemos tiempo comprobándolos a través de otros departamentos financieros".

La personalización de contratos ya no conlleva un proceso manual complicado ni el temor a que el cliente cambie de opinión pasado un tiempo. El equipo de ventas puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: vender coches de lujo.

"Estoy orgulloso de haber resuelto otro problema: que sea una app bonita y útil", afirma Philipp.

La innovación continua está presente en la hoja de ruta.

A medida que el concesionario crece y el sector del automóvil sigue evolucionando, también lo hace la app personalizada de Exclusive Cars.

El concesionario se ha expandido recientemente a Suiza, añadiendo una nueva moneda y estructura fiscal al sistema. Antes, la incorporación a un nuevo mercado habría llevado al menos varias semanas, pero con la solución de FileMaker, la expansión a Suiza se puso en marcha de inmediato.

"Tenemos la ventaja de tenerlo todo en un solo sistema, que ya está aprobado", explicó Sanjin. "Así que basta con añadir un país, un concesionario o personal para empezar a trabajar de inmediato".

Exclusive Cars también puede incluir rápidamente nuevos vehículos en el sistema, algo común con la llegada al mercado de más modelos híbridos y eléctricos. Ahora solo se tarda unos 15 minutos en actualizar la app de FileMaker con los datos del nuevo coche y el equipo puede empezar a venderlo.

"Habría sido imposible mantener todos estos datos actualizados", explica Stefan. "En nuestro sistema, cuando aparece un nuevo modelo, solo tenemos que ponerlo en la tabla de modelos y Exclusive Cars puede actualizar los detalles que describen el modelo".

Sanjin se considera ahora una especie de evangelista de FileMaker. "Siempre que puedo lo doy a conocer y muestro lo que se puede conseguir en muy poco tiempo. Se lo recomiendo a todo el mundo. FileMaker es, para mí, una solución muy rápida y muy flexible".

En cuanto a qué coche elegiría como símil de FileMaker, "FileMaker es definitivamente un Lamborghini porque es rápido, ágil y hace las cosas posibles".

Impulse sus soluciones digitales con funciones mejoradas.

Las soluciones desarrolladas con Claris FileMaker siguen impulsando a las empresas y resolviendo problemas en todo el mundo gracias a su capacidad para crear con rapidez e iterar a la perfección.

"Claris FileMaker es la base de nuestra empresa desde hace 30 años", afirma Philipp. "Es la plataforma de todos nuestros proyectos y respalda nuestras necesidades de desarrollo. Sea lo que sea lo que nos plantee el cliente, podemos crear soluciones con confianza gracias a FileMaker".

Al igual que los desarrolladores iteran constantemente sus aplicaciones personalizadas, Claris actualiza continuamente FileMaker con nuevas funciones y mejoras. Si tiene acceso a la última versión de FileMaker, estará equipado con las funciones más recientes, lo que proporciona a sus soluciones digitales aún más potencia para el futuro.

Si aún no utiliza FileMaker 2023, ahora es el momento de descubrir cómo mejorar el rendimiento de sus apps personalizadas, aumentar la escalabilidad con más capacidad de alojamiento para usuarios y archivos, y proteger mejor sus datos con protocolos de seguridad mejorados. Descubra las novedades.