El trabajo del metal, es probablemente uno de las actividades de la industria más antiguas que existen. La carpintería de aluminio tiene múltiples ventajas, entre ellas su fácil mantenimiento, sus averías son mínimas, es un material noble, resistente y además respetuoso con el medio ambiente ya que precisa de un bajo coste energético para su fabricación, no es tóxico, y es reciclable.
Lo sabe bien, Industrias Mairata SL empresa fundada en 1993, con una gran y exitosa trayectoria en el sector. Su vocación de innovación en productos dedicados a la arquitectura, les ha permitido consolidarse como un referente sólido en carpintería de diseño a nivel nacional. Desde 2009 han apostado por incorporar en sus procesos de trabajo una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, lo que les ha permitido unificar todos los procesos de la empresa de principio a fin; dotándoles de un sólido sistema de movilidad que les permite la entrada de datos en tiempo real.
RETO
En estas dos últimas décadas las empresas han vivido una gran revolución tecnológica, desde la penetración de Internet como herramienta de trabajo en los 90’s, los teléfonos inteligentes en la década 2000, hasta el uso de dispositivos iPads como herramienta de trabajo y clave en el proceso de digitalización y captura de datos en campo.
Estos avances han dotado a las empresas de nuevas y eficientes herramientas, pero también ha puesto a prueba su capacidad de rápida adaptación e innovación. Industrias Mariata es un claro ejemplo de ello; Jaime Mairata tuvo claro que una parte del éxito de la empresa pasaba por una automatización e unificación de todos los procesos del negocio. Fue así cuando inició en 2009 su colaboración con el Partner Sistemas y Redes, partner oficial de Claris, quienes gracias a su experiencia y conocimiento en la Plataforma Claris FileMaker, consiguieron dar un giro de 360º, y completar un reto que a priori parecía imposible: pasar en poco tiempo de una gestión de procesos totalmente manual a digitalizar y automatizar absolutamente todos los procesos, de principio a fin, consolidando la empresa como firme referente en su sector.
Empezaron por llevar los partes de los técnicos en la obra, para que anotaran las obras, y realizaran seguimiento de ellas hasta el día de hoy. Ahora el proyecto es más ambicioso, unificando todos los procesos, evitando el uso de papel y proporcionando un sólido sistema de movilidad que permite la introducción de datos a tiempo real, tanto por parte de los comerciales como de los técnicos.
Gracias a la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, hemos conseguido unificar todos los procesos de la empresa, esto nos ha permitido ser más eficientes, y reducir un 70% el uso de papel y documentación
Jaime Mairata, Director Gerente de Industrias Mairata
LA SOLUCIÓN
Actualmente, a través de una app personalizada creada con la Plataforma FileMaker se controla la gestión de la administración, producción en el taller, montajes, proyectos, facturas y gestión de cobros. Una llamada, una visita, un correo electrónico activa el proceso del ciclo de vida del proyecto.
Alta y presupuestos.
Desde administración se da de alta el proyecto, aunque éste puede darse de alta desde un dispositivo iPad si fuera necesario. El siguiente paso es la elaboración del presupuesto, para ello, dada la naturaleza de su actividad, la aplicación necesita nutrirse de datos de otras plataformas específicas del sector como las máquinas de corte de aluminio para extraer el consumo de materiales necesario, sus costes asociados, etc.. esta información se importa a la app personalizada, y así toda la información está en un único lugar. Una vez generados los presupuestos, los comerciales tienen acceso a la información de los presupuestos de los clientes para realizar el seguimiento oportuno.
Los clientes reciben el presupuesto, y pueden firmarlo directamente desde la app en el dispositivo iPad. Un mensaje de agradecimiento se envía al cliente de inmediato, con la copia del presupuesto en pdf e informándole de su técnico de obra asignado junto con sus datos de contacto por si fuera necesario en cualquier momento ponerse en contacto con él. Por supuesto, este mismo correo llega al comercial y técnico de obra asignado, para su inmediata puesta en marcha.
La trazabilidad de los presupuestos es total, cada comercial tiene visibilidad sobre sus presupuestos realizados con probabilidad de aceptación, aceptados o rechazados
Manolo Galludo, director de Proyectos en Mairata
Puesta en marcha
Cada proyecto implica una serie de documentos relacionados, mediciones, órdenes de taller, órdenes de montaje, visitas de obras, albaranes, facturas, cobros, etc… En el caso de las mediciones, este es un paso necesario para iniciar el proyecto. Los técnicos de obra hacen en su primera visita el croquis directamente en el dispositivo iPad, con los que disponen del documento de medición en la app personalizada y posteriormente se comprueba que coincidan las medidas, y se firma la orden de taller en la app personalizada, para cada una de las ventanas.
En la planta de abajo encontramos el taller, donde disponen de un panel exclusivo donde se visualiza el estado de todas las órdenes de trabajo. Un usuario de administración verifica el presupuesto y las mediciones. Con las órdenes firmadas y aprobadas, el jefe de taller asigna qué empleados trabajarán en cada una de estas órdenes de trabajo, y cada uno de ellos, en su pantalla sólo verá aquellas que les han sido asignadas. Cada técnico introduce toda la información relevante sobre cada orden, las horas trabajadas o las incidencias relativas. Por ejemplo si falta algún tipo de material o hay alguna rotura, está documentado y accesible a través de los ordenadores y dispositivos iPad para administración, gerencia o el comercial encargado.
Llega el momento del montaje. Lo más remarcable es que el 100% del montaje se realiza mediante el dispositivo iPad, Industrias Mairata no utiliza absolutamente nada de papel. Los montadores registran su entrada a trabajar desde el dispositivo iPad, que hace que el programa cree un registro de entrada e informe automático para los equipos de administración, taller, y montaje. De esta manera en tiempo real y desde cualquier departamento implicado en el proyecto, se puede hacer un seguimiento del día a día. Se va documentando el día a día del proyecto, el montador no utiliza el teclado y con dictado, se va rellenando toda la información. De la misma forma que en el taller, el departamento de montajes dispone de un panel de administración y calendario, de manera que se asignan montadores a cada uno de los diferentes proyectos. Cada montador ve toda la información relativa al trabajo, la documentación adjunta, las coordenadas de la ubicación, fotografías recogidas, etc…
“Cada visita de los montadores, está registrada y firmada por el cliente, y gracias a disponer de toda esta información, al finalizar cada proyecto, se realiza un formulario de calidad desde la misma aplicación, el cual se envía al departamento de calidad” Afirma Manolo Galludo, Jefe de Proyectos en Mairata.
Finalización, análisis y seguimiento
La app personalizada desarrollada con la Plataforma FileMaker por Sistemas y Redes, dispone de todo tipo de informes para realizar los seguimientos y análisis relevantes, informes de horas, montajes, taller, visitas de obra… Cada semana, la aplicación envía un mensaje a cada comercial con el transcurso de sus obras, informando de los estados y cobros, para la reunión de producción.
La facturación y albaranes también se realizan con la Plataforma FileMaker, estos últimos desde la oficina, pero están vinculados al montaje y se firman desde el dispositivo iPad, por lo que tanto el cliente como administración reciben una copia por correo electrónico del albararán firmado.
La gestión de cobros es otro de los módulos de este completo ERP. En la ficha del cliente, disponen de toda la información para realizar la reclamación de pagos de forma automática. El sistema les avisa del vencimiento de cobro, y posteriormente está programado para realizar dos reclamaciones posteriores. A partir de aquí, si no se ha obtenido el cobro, en los siguientes avisos, gerencia y comercial reciben una copia del mismo para tomar las acciones pertinentes. De la misma manera, cuando se recibe un cobro, el comercial y técnico reciben un correo electrónico informándoles.
El 100% del montaje se realiza mediante dispositivo iPad, no utilizamos absolutamente nada de papel
Manolo Galludo, Jefe de Proyectos en Mairata.
BENEFICIOS
Gracias a la Plataforma FileMaker y a su partner Sistemas y Redes, Industrias Mairata ha conseguido controlar todos sus procesos, dotando a la empresa de una mayor eficiencia y optimización de los recursos humanos. Desde la implementación de la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, Industrias Mairata ha conseguido:
- Reducción del uso de papel : Evitar el 70% de uso de papel y documentos generados en la administración y los procesos técnicos.
- Mejor comunicación y atención al cliente : La app personalizada les ha permitido integrar y dotar de una mejor comunicación a los diferentes departamentos dentro de la empresa ( montaje, taller, administración, gerencia), y a su vez, aumentar la comunicación y calidad del servicio de atención al cliente.
- Un mayor control en la planificación de obras y recursos: Ahora disponen de la información en tiempo real a nivel de todos los departamentos, especialmente era importante dotar de visibilidad de los trabajos en taller y poder disponer de una vista en calendario, así como de las incidencias en tiempo real.
- Asignación de recursos más eficiente: La transparencia y visibilidad total que les brinda la aplicación, les ha permitido una mejor asignación de recursos humanos a los proyectos y tareas
- Automatización de tareas: Ha sido un aspecto clave para una mejor organización y reducción de errores, disponiendo de tareas automatizadas en la gestión de cobros, avisos automáticos, con diferentes avisos y recordatorios, totalmente personalizado.
- Analítica de datos avanzada: Al disponer de toda la información de la empresa unificada, ahora disponenmde estadísticas de producción y administración completas, programables y personalizadas.
- Captura de información mucho más precisa y ampliada: El sistema ahora recoge las coordenadas de obra y ubicación a través del dispositivo iPad, además de la posibilidad de los técnicos de adjuntar documentación fotográfica, anotar visitas de obra, e incidencias de forma remota.
Todos nuestros clientes, sin excepción, están enamorados de la versatilidad, rapidez y potencia de las aplicaciones que hemos podido programarles a través de la Plataforma FileMaker. Con otra plataforma de desarrollo hubiera sido imposible. La Plataforma FileMaker es una herramienta que acepta muy bien la lógica y necesidad de los retos del día a día.
Ana Isabel Sánchez, Analista y programadora de Sistemas y Redes.
Contacto
INDUSTRIAS MAIRATA
www.mairata.com/
Manolo Galludo - Jefe de Proyectos
Tel +34 971 428 895
Sistemas y Redes
www.syr.es
Ana Sánchez - Análisis y programación
Tel + 34 971 24 99 57