Tasty Fresh Foods Co., distributore di prodotti alimentari, ottimizza le funzioni aziendali con Claris Connect
La storia di Tasty Fresh Foods Co. ha inizio quarantun anni fa quando un uomo iniziò a consegnare con il suo furgone pranzi preincartati fatti a mano in aree industriali e semi-industriali. Ora l'azienda ha 140 furgoni e serve 30.000 clienti in tutta l'Australia.
La sfida
In un'organizzazione che fin da inizio giornata ha necessità di servire venti clienti su 6.700 postazioni nell'arco di tre minuti, non si può perdere tempo dietro a tecnologie complesse e non efficienti. Tasty Fresh Foods Co. misura le proprie transazioni nel giro di pochi secondi. Poiché controlla quasi tutte le fasi della filiera (produzione, logistica, gestione e composizione della flotta, distribuzione, operazioni bancarie) l'unico modo per portare a termine tutte queste operazioni è avere a disposizione tecnologie automatizzate e perfettamente funzionanti. Deve conoscere le quantità di prodotti venduti e l'utilizzo delle scorte, calcolare bilanci di massa, controllare l'inventario e gestire la liquidità.
Per gestire milioni e milioni di transazioni, su ogni furgone sono presenti dispositivi iOS per elaborarle e inviarle a un database SQL. Inoltre, ogni furgone è provvisto di un POS Android.
Sebbene il responsabile IT sia in grado di creare e collegare le app manualmente, connettere sistemi diversi richiede molto tempo e una conoscenza approfondita dei webhook e delle chiamate API. In alcuni casi Tasty Fresh Foods Co. ha dovuto spendere fino a 30 ore solo per districarsi nell'offerta delle varie API personalizzate e dei modelli di dati dei fornitori di tecnologie presenti sul mercato. Integrare manualmente due app è, anche quando va tutto bene, macchinoso e dispendioso in termini di tempo. Il più delle volte la documentazione non è abbastanza consolidata e sono necessarie competenze tecniche e di testing per completare un'API.
A questo punto Claris Connect entra in scena. Claris Connect permette a tutte le parti con incarichi di natura tecnica e commerciale di Tasty Fresh Foods Co. di collegare i sistemi esistenti tra loro attraverso trigger mediante trascinamento e flussi di lavoro, senza tediose e costose operazioni di programmazione dell'integrazione.
Claris Connect estende la potenza di Claris FileMaker
Con oltre 25 app personalizzate Claris FileMaker che consentono di fare qualunque cosa (gestione delle transazioni, assunzioni, monitoraggio dei furgoni ecc.), Doug Newnham, responsabile IT, sta estendendo la potenza della piattaforma includendo Claris Connect per creare ulteriori flussi di lavoro personalizzati.
Prospettive per Claris Connect
Per il volume di persone, transazioni e processi che gestisce, Tasty Fresh Foods Co. rappresenta un case study su come la trasformazione digitale possa cambiare un'attività di distribuzione di prodotti alimentari. L'azienda vede in Claris Connect uno strumento utile per attuare proprio questo in ogni singola parte della propria attività.
Riduzione del time to market per le nuove idee
Ottimizzando l'impegno dedicato alle assunzioni, Tasty Fresh Foods Co. prevede di utilizzare Claris Connect per inviare ai candidati domande di prequalificazione mediante un'app per sondaggi. Anziché incaricare un addetto alla selezione del personale, che già ha poco tempo, di verificare, per esempio, la validità di una patente di guida, in appena 10-15 minuti è possibile configurare un flusso di lavoro in Claris Connect che raccolga sistematicamente le informazioni di un candidato e le rispedisca attraverso più sistemi.
Miglioramento della comunicazione con i clienti e ottimizzazione del personale in ufficio
Poiché il tempo ad ogni fermata viene misurato in minuti, far sì che i clienti siano pronti vuol dire risparmiare tempo. Prima un addetto aveva il compito di chiamare ogni cliente per avvisare che il furgone era in arrivo. Tasty Fresh Foods Co. prevede di utilizzare Claris Connect per avviare una chiamata vocale automatizzata. In questo modo l'addetto potrà dedicare più tempo a lavori di tipo più strategico, utili alla crescita e all'evoluzione dell'azienda.
Ottimizzazione della comunicazione interna
Con circa 450 dipendenti in movimento, comunicare può essere difficoltoso. La maggior parte del personale si trova su un furgone e la maggior parte delle soluzioni di comunicazione è costosa e poco elegante. Come si fa allora a comunicare con 450 dipendenti? Doug prevede di utilizzare Claris Connect per collegare i dati dei sistemi dei dipendenti ai loro provider di servizi di posta elettronica in modo da poter inviare gli aggiornamenti in tempo reale direttamente alle rispettive caselle di posta. Configurando Claris Connect in questo modo è possibile risparmiare molte ore a settimana passate a trasferire manualmente i record da file dati CSV.
Digitalizzazione dei documenti finanziari
Fotocopiare un documento, acquisirlo digitalmente e archiviarlo può sembrare un'operazione banale, ma quando si hanno migliaia di documenti può far perdere molto tempo. Per liberarsi dalle fatture cartacee, l'azienda vede in Claris Connect un'opportunità per automatizzare completamente il processo delle fatture in entrata. Utilizzando il riconoscimento OCR e servizi estesi da servizi web scalabili, pensano di poter ottenere una precisione di almeno il 95% senza che un operatore interno debba metterci mano. Questo potrebbe far risparmiare centinaia se non migliaia di ore.
Che cosa viene dopo?
La trasformazione digitale parte da qui. Fuggite dal caos delle app mettendo insieme quelle di tutti i giorni per creare flussi di lavoro automatizzati. Ottimizzate la vostra attività. Potenziate la vostra innovazione. Vi interessa saperne di più?
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