In questo blog diamo il benvenuto ad Andrea de Fraga, business analyst presso il partner Claris Platinum Codence che ci racconterà della sua esperienza con un software aziendale e ci darà alcuni consigli su come comportarsi quando i costi degli ERP sono molto più elevati di quanto una piccola o media impresa (PMI) possa permettersi. Vi do un aiuto: ha che fare con Claris FileMaker.
Ma diamo la parola ad Andrea...
Problemista come fonte di ispirazione.
Questo blog trae ispirazione da Problemista. La visione del film e i riferimenti a FileMaker mi hanno fatto ripensare a come anni fa venni a conoscenza di questa piattaforma. Ai tempi lavoravo per una società di produzione di documentari e ci occorreva uno strumento per gestire i budget.
Quand'è stata l'ultima volta che avete visto un documentario? Non vi viene in mente? Bene, è perché i budget disponibili per i documentari sono molto ridotti!
Esistono pacchetti software per aziende adatti ai budget di produzione... Sto scherzando, in realtà ne esiste uno solo. Si chiama Movie Magic, come a dire che la contabilità è dove avviene la magia. Ed è anche piuttosto costoso, con un prezzo di vendita adeguato per chi produce film di grande successo, non per chi fa piccoli documentari che è già tanto se verranno visti da 25 persone.
Solo perché la nostra società non poteva permettersi Movie Magic, non significava che non ne avessimo bisogno. Per fortuna avevo visto utilizzare FileMaker ad un festival cinematografico e pensai che avrei potuto provarlo per creare un'app personalizzata per il controllo del budget.
La creazione della mia prima app personalizzata con FileMaker.
Durante le mie ricerche, YouTube non esisteva, perciò dovetti recarmi in biblioteca per documentarmi sull'uso di FileMaker Pro. Sulla base delle informazioni raccolte creai un'applicazione di base per la gestione del budget.
Come molte altre aziende prima di noi, l'esigenza effettiva era quella di ricavare le informazioni sul bilancio preventivo dai nostri team prima di effettuare spese. In teoria, questo ci avrebbe permesso di notare eventuali decisioni sbagliate prima di impegnare i fondi.
Dopo aver sviluppato l'app iniziale, collegai lo strumento di gestione del budget al sistema di gestione degli ordini esistente, per consentire ai nostri produttori un accesso flessibile ai riferimenti degli ordini, i cui dettagli potevano cambiare fino alla ricezione della fattura effettiva da parte del fornitore. Pertanto, se un produttore pensava di dover spendere 1.000 dollari per un cameraman (come ho detto avevamo un budget limitato), non appena gli veniva in mente questa cosa, inseriva un ordine.
Nella nostra app di gestione del budget, questi fondi venivano contrassegnati come "stanziati". Una volta ricevuta la fattura dal cameraman, un impiegato la allegava all'ordine e adeguava l'importo di quest'ultimo a quello della fattura. Solo a quel punto, i fondi venivano considerati "impegnati".
Il reparto contabile eseguiva una ricerca nel database dei budget ed inseriva tutti gli ordini impegnati nel sistema di contabilità, naturalmente dopo aver controllato che tutte le informazioni fossero corrette e che il nome del fornitore fosse scritto correttamente. Una volta pagata la fattura, l'ordine veniva contrassegnato come "pagato" nel budget di produzione.
Questo sistema ci consentiva di visualizzare i fondi stanziati, impegnati e pagati per ogni riga del budget. Poter visualizzare un resoconto di tutte le spese stanziate per un progetto ci permetteva di osservare la situazione nel suo complesso, nel contesto dei fondi disponibili. Questo ci aiutava a capire l'impatto che le nostre decisioni di tipo creativo avrebbero avuto, prima che venissero attuate dalla troupe. Inoltre, era più semplice effettuare dei cambiamenti al piano di produzione senza sforare il budget.
Stabilire come migliorare la scalabilità.
Il mio brillante strumento di gestione del budget funzionò a meraviglia fintanto che si trattò di gestire contemporaneamente pochi budget. Tuttavia, quando iniziammo a inserire più produzioni e ad aggiungere utenti al database, tutto iniziò a rallentare. Ai tempi le mie competenze di programmazione erano a livello di principiante e sapevo che non avrei potuto fare tutto da sola per velocizzare le prestazioni del mio database di gestione del budget.
Avevo creato uno strumento che offriva al nostro team un modo flessibile per inserire e mantenere i costi previsti per i nostri progetti. Ora dovevo assicurarmi che l'applicazione fosse abbastanza veloce e intuitiva da poter continuare ad essere utilizzata indipendentemente dal numero di nuovi progetti e utenti inseriti.
La potenza dell'applicazione nel tempo dipendeva dalla sua scalabilità e per scalare lo strumento di gestione del budget avevo bisogno della mente di uno sviluppatore FileMaker più esperto di me. Fu così che venni a conoscenza del mondo della consulenza FileMaker.
Creare un ERP personalizzato passo dopo passo.
Anche se il database di gestione del budget faceva ciò che doveva, le prestazioni rappresentavano un problema. Ci voleva una vita a caricare i formati con più campi Calcolo non memorizzati (e nel linguaggio degli sviluppatori vi è una grande differenza tra memorizzato e non memorizzato). L'interfaccia utente doveva essere più intuitiva, in modo da permettere ai nuovi impiegati del team di essere operativi sin da subito.
Il peggio fu quando il nostro reparto contabile si accorse della presenza di un numero crescente di errori nei nomi dei fornitori e nei codici di fatturazione. Non sapendo come migliorare le capacità ero perplessa, ma il consulente FileMaker avrebbe saputo sicuramente come fare.
Sulla base del framework che avevo creato, il consulente FileMaker ottimizzò l'architettura del database, aumentando la velocità di ricerca, modifica, generazione di resoconti e altro ancora. Quindi rifece i formati in modo da conferire al tutto un aspetto pulito e professionale.
Inoltre, anziché avere tutti i dati visualizzati su un formato, lo sviluppatore utilizzò la navigazione intuitiva per mostrare agli utenti ciò che dovevano visualizzare solo nel momento in cui fosse stato necessario.
Il consulente FileMaker mi illustrò anche il concetto di integrità dei dati. I nomi dei fornitori, che i produttori inserivano più volte o con errori di ortografia, ora potevano essere selezionati da un elenco: un sistema tanto geniale quanto estremamente semplice per garantire che i nomi fossero sempre scritti correttamente.
Ottenere valore per l'azienda da FileMaker.
In fin dei conti, FileMaker offriva più valore e costava molto meno di Movie Magic. La nostra società di produzione trasse profitto dalla nostra soluzione personalizzata, creata in modo specifico per le nostre esigenze di lavoro. Se Movie Magic era davvero straordinario, il nostro sistema fu ottimizzato per essere unico, proprio come i nostri flussi di lavoro. Il software personalizzato divenne parte integrante del modo di gestire la nostra società di produzione.
Se siete alla ricerca di un sistema ERP che vi aiuti a gestire la vostra attività, fermatevi a Claris FileMaker: molto spesso è la scelta migliore. Anche senza l'aiuto esterno di un consulente per lo sviluppo, con ogni probabilità spenderete meno tempo e denaro a creare una soluzione personalizzata con FileMaker che ad acquistare ed implementare un software ERP standard pronto per l'uso.
Alla fine avrete la soluzione personalizzata perfetta per gestire le vostre specifiche esigenze operative.
Se da un lato mi sarebbe piaciuto utilizzare lo strumento che viene impiegato per i film di grande successo, nella realtà la nostra PMI non poteva permetterselo. Soprattutto, la nostra azienda non poteva permettersi scelte di budget sbagliate da parte dei produttori, dal momento che realizzavano documentari che avrebbero visto solo in 25 tra famigliari e amici stretti.
Alla fine Claris Filemaker si è rivelata la soluzione più sostenibile e ci ha offerto tutto ciò di cui l'azienda aveva bisogno superando le nostre aspettative.
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Partner Claris come Codence hanno costruito la propria carriera creando applicazioni personalizzate uniche, fatte su misura per le esigenze delle aziende, sviluppando soluzioni con un impatto positivo sui profitti. Seguite i consigli di Andrea e consultate il programma Claris App Success per scoprire le possibilità offerte dalla consulenza personalizzata di un esperto Claris alla vostra organizzazione. Ulteriori informazioni (in inglese).
Non siete ancora convinti? Leggete un'altra testimonianza in cui si spiega come un partner Claris ha utilizzato FileMaker per creare una serie di app personalizzate che sono poi diventate l'ERP dell'azienda. Ulteriori informazioni (in inglese).