Cet article donne la parole à Andrea de Fraga, Business Analyst chez Codence, un partenaire Claris Platinum. Elle nous fait part de son expérience avec les logiciels d'entreprise et prodigue des conseils aux PME qui ne peuvent pas se payer un système ERP. Un indice : cela implique Claris FileMaker.
Andrea, c'est à vous...
S'inspirer de Problemista.
C'est le film Problemista qui m'a inspiré cet article. Les références à FileMaker qu'il contient m'ont fait repenser à ma propre découverte de la plateforme il y a des années. À l'époque, je travaillais pour un studio de production de films documentaires qui cherchait un outil pour mieux gérer ses budgets.
Quelle est la dernière fois que vous avez regardé un documentaire ? Vous ne vous souvenez plus ? C'est exactement pour ça que les budgets sont si serrés !
Il existe des logiciels d'entreprise pour la gestion des budgets. Pour être plus précise, il en existe un. Il s'appelle Movie Magic, comme si la comptabilité était ce qui faisait la magie du cinéma. C'est un outil onéreux, qui s'adresse plus aux studios produisant des blockbusters qu'aux équipes travaillant sur des documentaires qui au mieux réuniront quelques dizaines de spectateurs.
Le studio ne pouvait pas se permettre d'utiliser Movie Magic, mais ça ne changeait rien à ses besoins. Par chance, j'avais vu quelqu'un utiliser FileMaker lors d'un festival de cinéma, et j'ai donc décidé d'essayer de créer un outil personnalisé de suivi du budget.
Développement de ma première application personnalisée avec FileMaker.
À mes débuts, YouTube n'existait pas, et j'ai donc dû aller à la bibliothèque pour trouver des livres sur FileMaker Pro. C'est comme ça que je suis parvenue à créer une application basique pour la gestion du budget.
Comme pour beaucoup d'autres entreprises avant nous, il nous fallait savoir de combien chaque équipe allait avoir besoin avant d'allouer le budget. En théorie, cela permet d'identifier toute mauvaise décision avant de dépenser l'argent.
J'ai ensuite connecté cet outil à notre système de bons de commande existant, ce qui a permis à nos producteurs de créer des modèles de bons modifiables jusqu'à la réception des factures. Par exemple, si un producteur pensait devoir dépenser 1 000 $ pour un cameraman (petits budgets, souvenez-vous), cette information pouvait être ajoutée au bon de commande immédiatement.
Dans notre app, cette somme était alors « affectée ». Plus tard, le cameraman envoyait sa facture, qui était associée au bon de commande, dont le montant était ajusté le cas échéant. À ce moment-là, l'argent était considéré comme « réservé ».
Notre service de comptabilité se servait ensuite de la base de données des budgets pour importer tous les bons dans son propre système (une fois toutes les informations vérifiées, noms des collaborateurs compris). Une fois la facture réglée, le bon était marqué comme « payé ».
Ce système nous permettait donc de voir toutes les sommes affectées, réservées et payées au sein du budget. Ainsi, il était possible d’avoir une vue d'ensemble et de mieux gérer les ressources financières disponibles. L'impact de chaque choix sur le plan créatif était donc connu avant sa mise en exécution, ce qui permettait d'ajuster plus facilement nos plans de production sans dépassement de budget.
Identification du besoin d'évolutivité.
Mon bel outil de gestion fonctionnait ainsi parfaitement lorsqu'il s'agissait de gérer quelques budgets simultanément. Cependant, l'ajout de productions et d'utilisateurs à la base de données a fini par ralentir l'application. Mes connaissances en codage étaient alors limitées, et je savais que je n'allais pas pouvoir accélérer les performances toute seule.
J'avais créé un outil grâce auquel notre équipe était en mesure de spécifier et de mettre à jour les coûts de chaque projet de manière flexible. Il me fallait ensuite m'assurer que l'application reste performante et intuitive quel que soit le nombre de projets ou d'utilisateurs ajoutés.
Je savais que la longévité de l'outil allait dépendre de son évolutivité, et que j'allais avoir besoin d'un développeur FileMaker plus expérimenté. C'est là que j'ai découvert le monde des services de conseil FileMaker.
Création d'un système ERP personnalisé.
Si ma base de données remplissait son rôle, ses performances demeuraient insuffisantes. Le chargement de modèles contenant plusieurs rubriques de calcul non stockées était trop chronophage (dans le domaine du développement, il y a une différence importante entre les rubriques stockées et non stockées). Il fallait que l'interface utilisateur devienne plus intuitive afin de permettre aux nouveaux employés de prendre l'outil en main facilement.
En plus de ça, notre équipe comptable n'avait de cesse de trouver des erreurs au niveau des noms des sous-traitants et des codes de facturation. Je ne savais pas comment optimiser les fonctionnalités de l'outil, mais heureusement, le consultant FileMaker a su quoi faire.
En s'appuyant sur mon travail, il a pu optimiser l'architecture de la base de données, et a su accélérer les recherches, les modifications, les créations de rapports, etc. Il a ensuite retouché l'interface, afin de la rendre plus professionnelle.
Ainsi, au lieu de se contenter d'un modèle réunissant toutes les informations, le consultant a mis en place une navigation intuitive adaptant le contenu affiché aux besoin de l'utilisateur.
Le consultant FileMaker m'a également appris ce qu'était l'intégrité des données. Ces noms autrefois mal orthographiés ou saisis de trop nombreuses fois par l'équipe étaient soudain sélectionnables dans une liste (un moyen simple mais on ne peut plus efficace de garantir la cohérence).
Tirer profit de FileMaker.
Au final, FileMaker s'est avéré plus rentable que Movie Magic. Notre studio de production a pu tirer le meilleur parti d'une solution développée pour nos besoins spécifiques. Si Movie Magic proposait une interface attrayante, notre système a été conçu pour parfaitement s'adapter à nos processus, et l'application personnalisée fait désormais partie intégrante de nos opérations.
Si votre organisation est à la recherche d'un système ERP, il y a de bonnes chances pour que Claris FileMaker constitue la solution idéale. Même en ayant recours à l'aide d'un consultant en développement, vous devrez sans doute investir moins de temps et d'argent à concevoir une solution FileMaker personnalisée qu'à mettre en place un logiciel ERP généraliste.
En outre, vous bénéficierez d'une solution spécifiquement adaptée à vos besoins.
J'aurais adoré utiliser l'outil destiné aux grosses productions, mais son coût était bien trop élevé pour une PME comme la nôtre. De plus, nous ne pouvions pas nous permettre de prendre de mauvaises décisions budgétaires sur des documentaires destinés à un public restreint.
Claris FileMaker s'est donc avérée être la solution la plus abordable tout en surpassant largement nos attentes.
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