Tasty Fresh Foods Co., un minorista de distribución de comidas, simplifica las funciones comerciales con Claris Connect
Hace 41 años, Tasty Fresh Foods Co. empezó su andadura con una sola persona y un camión de comida para entregar almuerzos preenvasados y hechos a mano en áreas industriales y semiindustriales. Ahora, tienen 140 camiones y atienden a 30 000 clientes en toda Australia.
El reto
Cuando eres una organización que comienza cada día sirviendo a veinte clientes durante tres minutos en 6700 ubicaciones exclusivas, no hay tiempo que perder luchando contra tecnologías complejas y poco efectivas. Tasty Fresh Foods Co. mide sus transacciones en cuestión de segundos. Y, como son dueños de la mayor parte de la cadena de suministro (fabricante, empresa de logística, negocio de gestión de flotas, constructor de flotas, minorista y banco), la tecnología automatizada y sin errores es la única forma de conseguirlo. Necesitan saber lo que se vende y el nivel de existencias, realizar balances en masa, controlar el inventario y gestionar el efectivo.
Para administrar los millones y millones de registros que generan, utilizan dispositivos iOS en cada camioneta para procesar transacciones y enviar datos a una base de datos SQL. Disponen de un punto de venta Android en cada camioneta.
Aunque su administrador de TI es capaz de crear y conectar manualmente apps, la conexión de sistemas dispares lleva mucho tiempo y requiere un conocimiento exhaustivo de los webhooks y las llamadas de API. En algunos casos, Tasty Fresh Foods Co. se dio cuenta de que empleaba hasta 30 horas solo en descifrar los matices de las funciones y los modelos de datos de las API personalizadas que utilizaban los proveedores de tecnología. La integración manual de dos apps es, en el mejor de los casos, torpe y requiere mucho tiempo, y eso es si el proceso se completa sin problemas. En la mayoría de las ocasiones, la documentación no es lo suficientemente fiable, y se necesitan pruebas y habilidades técnicas para completar una API.
En ese momento fue cuando llegó Claris Connect. Claris Connect permite totalmente que las partes interesadas comerciales y técnicas de Tasty Fresh Foods Co. conecten los sistemas existentes a través de activadores y flujos de trabajo de arrastrar y soltar; sin costosos y pesados procesos de creación de código y pruebas de integración.
Claris Connect amplía la potencia de Claris FileMaker
Con más de 25 apps personalizadas de Claris FileMaker que impulsan todo, desde el manejo de transacciones hasta la contratación y el seguimiento de camionetas, Doug Newnham, director de TI, está ampliando la potencia de la plataforma para incluir Claris Connect a fin de crear flujos de trabajo adicionales y personalizados.
La visión de futuro para Claris Connect
Con el volumen de personas, transacciones y procesos que gestiona Tasty Fresh Foods Co., se han convertido en un caso práctico en cuanto a cómo la transformación digital puede cambiar un negocio de distribución de comidas. Tenían una visión de futuro en cuanto al modo en que Claris Connect podía a ayudarles a alcanzar estos objetivos en cada segmento del negocio.
Reducir el tiempo de puesta en marcha de nuevas ideas
A medida que optimizan las tareas de contratación, Tasty Fresh Foods Co. tiene intención de utilizar Claris Connect para las preguntas de preselección de candidatos mediante una app de encuestas. En lugar de que el encargado de contratación, que ya dispone de poco tiempo, obtenga la validación de, por ejemplo, un permiso de conducir válido, puede configurar un flujo de trabajo en Claris Connect en solo 10 a 15 minutos para capturar de forma sistemática la información de un candidato y transferirla a través de varios sistemas.
Mejor comunicación con los clientes y optimización del personal de oficina
Debido a que su tiempo en cada parada se mide en minutos, conseguir que los clientes se coloquen en fila permite ahorrar tiempo. Anteriormente, un empleado se dedicaba a llamar a cada ubicación para avisarles de que la camioneta iba de camino. Tasty Fresh Foods Co. tiene intención de utilizar Claris Connect para ayudarles a iniciar una llamada de voz automatizada. Esto liberará al empleado para que se pueda centrar en un trabajo más estratégico que ayude al negocio a crecer y evolucionar.
Agilizar la comunicación interna
Con aproximadamente 450 empleados en movimiento, la comunicación puede ser complicada. La mayoría de los empleados se desplazan en una camioneta y la mayor parte de las soluciones de comunicación son caras y poco atractivas. Por lo tanto, ¿cómo puedes comunicarte con 450 empleados? Doug planea utilizar Claris Connect para conectar los datos de los sistemas de los empleados con su proveedor de servicio de correo electrónico para poder enviar actualizaciones en tiempo real directamente a la bandeja de entrada de todo el personal. Al configurar esto en Claris Connect, han conseguido ahorrar incontables horas cada semana al transferir manualmente los registros de un archivo de valores delimitados por comas (CSV).
Digitalizar los documentos financieros
Aunque acercarse a la fotocopiadora, escanear un documento y archivarlo digitalmente puede parecer una tarea trivial, cuando hay miles de documentos, esto puede llevar una gran cantidad de tiempo. Para librar a su oficina de las facturas en papel, creen que Claris Connect puede desempeñar un papel esencial en la automatización integral del procesamiento de todas las facturas entrantes. Mediante el reconocimiento óptico de caracteres y las funciones ampliadas de los servicios web escalables, creen que podrían obtener al menos un 95 % de precisión sin necesidad de que ningún miembro de su reducido personal tenga que tocar un papel. Esto podría ahorrarles cientos de horas e incluso miles.
Próximos pasos...
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