Damos la bienvenida al blog a Andrea de Fraga, analista empresarial en Codence, un partner Platino de Claris. Nos cuenta su experiencia usando software de nivel empresarial y ofrece algunos consejos sobre qué hacer si los costes de ERP son mucho más elevados de lo que se puede permitir una pequeña o mediana empresa. Una pista: Claris FileMaker tiene algo que ver.
Llévatelo, Andrea...
Tomando de inspiración a Problemista.
Este blog está inspirado en Problemista. Al ver la película y escuchar las referencias a FileMaker, pensé en cómo empecé a usar la plataforma hace años. Trabajaba en una productora de documentales y necesitábamos una herramienta para gestionar nuestros presupuestos.
¿Cuándo fue la última vez que viste un documental? ¿Lo recuerdas? Por eso los presupuestos de los documentales son tan reducidos.
Hay varios paquetes de software de nivel empresarial para presupuestos de producción... Es broma, en realidad solo hay uno. Se llama Movie Magic, no es broma, como si la magia surgiera en la contabilidad También es bastante caro, con precios adecuados para gente que hace películas taquilleras, no para gente que hace pequeños documentales que, con suerte, ven 25 personas.
Que nuestra empresa no pudiera permitirse Movie Magic no cambiaba el hecho de que lo necesitáramos. Por suerte, vi que un festival de cine usaba FileMaker y pensé en probarlo para crear una app personalizada para el seguimiento de presupuestos.
Crear mi primera app personalizada con FileMaker.
Cuando me puse a investigar, YouTube no existía, así que tuve que ir a la biblioteca y leer sobre FileMaker Pro. Con esa información, cree una app básica para gestionar presupuestos.
Como tantas empresas antes que nosotros, lo que necesitábamos de verdad era obtener la información sobre los presupuestos previstos de nuestros equipos antes de gastar el dinero. En teoría, eso nos evitaría tomar malas decisiones para no poner en peligro las finanzas.
Tras desarrollar la app inicial, conecté la herramienta presupuestaria a nuestro sistema de pedidos. Eso permitió a nuestros productores introducir marcadores de posición en los pedidos, cuyos detalles podían cambiar hasta que recibían la factura real del proveedor. De esta manera, si un productor pensaba que iba a gastar 1000 dólares en un cámara (ya te dije que nuestros presupuestos eran reducidos), introducía ese pedido en cuanto se le ocurría la idea.
En nuestra app presupuestaria, ese dinero aparecía como "asignado". Cuando llegaba la factura del operador de cámara, un empleado adjuntaba la factura al pedido y ajustaba el importe del pedido al importe real de la factura. Solo entonces se consideraba que el dinero se había "comprometido".
Nuestro departamento de contabilidad buscaba en la base de datos de presupuestos e introducía todos los pedidos comprometidos en el sistema contable, después de comprobar que toda la información era correcta y que el nombre del proveedor estaba bien escrito. Una vez pagada la factura, el pedido se marcaba como "pagado" en el presupuesto de producción.
Este sistema nos permitía ver los fondos asignados, comprometidos y pagados para cada partida presupuestaria. Poder ver un informe con todos los gastos asignados a un proyecto nos permitía verlo en el contexto de los fondos disponibles. Nos ayudó a comprender el impacto que tendrían nuestras decisiones creativas antes de que el equipo las ejecutara. Esto nos facilitó la tarea de introducir cambios en el plan de producción sin salirnos del presupuesto.
Determinar cómo mejorar la escalabilidad.
Mi brillante y reluciente herramienta presupuestaria funcionaba de maravilla cuando solo gestionábamos unos pocos presupuestos. Sin embargo, cuando empezamos a realizar más producciones y a añadir más usuarios a la base de datos, las cosas empezaron a ralentizarse. Por aquel entonces, era una principiante en programación y sabía que no estaba a mi alcance acelerar el rendimiento de mi base de datos presupuestaria.
Había creado una herramienta para que nuestro equipo pudiera introducir y mantener los costes previstos de nuestros proyectos de una forma flexible. Ahora tenía que asegurarme de que esta aplicación funcionara con rapidez y fuera lo suficientemente intuitiva para que siguiera utilizándola, independientemente del número de nuevos proyectos y usuarios.
Que esta aplicación siguiera siendo útil con el tiempo dependía de su capacidad de ampliación. Para ampliar la herramienta, necesitaba un desarrollador de FileMaker con más experiencia. Así es como me adentré en el mundo de la asesoría de FileMaker.
Construir una herramienta de ERP a medida.
Aunque la base de datos presupuestaria hacía lo que tenía que hacer, su rendimiento era un problema. Tardaba una eternidad en cargar presentaciones con varios campos de cálculo no almacenados (ten en cuenta que, en el lenguaje de los desarrolladores, hay una gran diferencia entre almacenado y no almacenado). La interfaz de usuario debía ser más intuitiva para que los nuevos empleados pudieran incorporarse al equipo sin problemas.
Lo peor era que nuestro equipo de contabilidad encontraba cada vez más errores en los nombres de los proveedores y los códigos de las facturas. Me desconcertaba no saber cómo mejorar sus funciones, pero el asesor de FileMaker sí supo hacerlo.
Utilizando el marco de trabajo que creé, el asesor de FileMaker optimizó la arquitectura de la base de datos mejorando la velocidad de las búsquedas, las ediciones, la generación de informes y muchas cosas más. Después, rehízo las presentaciones para que tuviera un aspecto profesional y limpio.
Además, en lugar de tener una presentación en la que aparecieran todos los datos, el desarrollador hizo que la navegación fuera más intuitiva para mostrar a los usuarios lo que necesitaban ver.
El asesor de FileMaker también me enseñó el concepto de integridad de los datos. Los nombres de los proveedores, que antes se escribían mal o se introducían más de una vez, ahora eran opciones que se podían seleccionar en una lista. Una forma brillante y sencilla de asegurarse de que los nombres siempre estuvieran bien escritos.
Obtener valor empresarial con FileMaker.
Al final, FileMaker aportó más valor y costó mucho menos que Movie Magic. Nuestra productora se benefició de nuestra solución personalizada, creada específicamente para nuestras necesidades. Aunque Movie Magic tenía muy buena pinta, mejoramos nuestro sistema para que fuera tan único como nuestro flujo de trabajo. El software personalizado se convirtió en parte integral de la gestión de nuestra productora.
Si necesitas un sistema de ERP que te ayude a gestionar tu empresa, Claris FileMaker es la mejor opción. Incluso con la ayuda externa de un asesor de desarrollo, es más probable que inviertas menos tiempo y dinero creando una solución personalizada con FileMaker que comprando y usando un software de ERP ya creado.
Al final, tendrás la solución personalizada perfecta para gestionar tus necesidades operativas específicas.
Aunque me habría encantado utilizar la herramienta creada para películas de mucho presupuesto, la realidad era que nuestra PYME no podía permitírselo. Y lo que es más importante, nuestra empresa no podía permitirse que nuestros productores tomaran malas decisiones financieras, teniendo en cuenta que hacían documentales para que los vieran 25 personas, entre amigos y familiares.
Al final, Claris FileMaker era la solución más asequible y nos ofrecía todo lo que necesitaba nuestra empresa, y mucho más.
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Los partners de Claris como Codence han forjado sus carreras creando aplicaciones únicas y personalizadas adaptadas a las necesidades de sus empresas, desarrollando soluciones que repercuten positivamente en los resultados. Siga el consejo de Andrea y consulte el programa Claris App Success para descubrir qué puede hacer por su organización un experto de Claris. Más información (en inglés).
¿Todavía no está convencido del todo? Conozca la historia de otro cliente, donde verá cómo un partner de Claris utilizó FileMaker para crear una serie de apps personalizadas que se convirtieron en las soluciones de ERP de su empresa. Más información (en inglés).