Su empresa está orientada hacia el futuro, lo que significa que está a la vanguardia en cuanto al uso de tecnología y recursos avanzados que impulsan el éxito. Además, sabe que el almacén es el lugar en el que reside el éxito, sobre todo, si contamos con un sistema de almacenamiento eficiente, funcional y con un buen mantenimiento. Empresas como la suya saben cómo gestionar el inventario de forma eficaz y buscan las inversiones adecuadas en tecnología y proyectos para mantenerse a la vanguardia.
Una forma de abordar la eficiencia de la gestión de almacenamiento es la automatización. Un sistema de gestión de inventario personalizado y automatizado ayuda a impulsar el éxito en varias áreas clave, entre ellas, las siguientes:
La simplificación de los procesos facilita la gestión del negocio.
Una mejor precisión ayuda a evitar la pérdida de tiempo y los costes elevados.
Una previsión de inventario más eficaz aumenta los beneficios y la satisfacción de los clientes.
Las mejoras de este tipo se han vuelto cada vez más esenciales. Los almacenes están sometidos a una inmensa presión debido al auge del comercio electrónico en 2020, el año en que se produjo un aumento del 146 % de los pedidos por Internet.* El crecimiento del comercio electrónico conlleva también una mayor cantidad de devoluciones de productos. Según un informe de CBRE, en los próximos 5 años podrían necesitarse hasta 37 millones de metros cuadrados de espacio de almacenamiento adicional solo para procesar las devoluciones.†
Para muchos operadores de almacén, la automatización es la respuesta. Veamos cómo crear un sistema de inventario con automatización mediante una plataforma de desarrollo low code como Claris FileMaker para descubrir las posibilidades para su negocio.
Cómo crear un sistema de inventario que le ayude a alcanzar el éxito.
Cuando se trata de la gestión del inventario, los vendedores saben que hay trabajo por hacer. Cuando se les preguntó por su mayor reto cotidiano, el 43 % de los minoristas consideró la gestión del inventario como su principal preocupación.‡ Es posible que el desafío sea aún mayor para las empresas pequeñas: el 43 % de ellas indicaron que no realizan ningún tipo de seguimiento de su inventario.
Entonces, ¿por dónde empezar? Un excelente primer paso es examinar los procesos y sistemas para determinar las áreas que deben actualizarse. Tenga en cuenta estas tres categorías principales de gestión del inventario:
Operaciones de inventario.
Un sistema de gestión de inventario debe realizar un seguimiento de todos los productos, las piezas y los artículos que una empresa tiene en existencias. Las empresas deben buscar un sistema que les ayude con lo siguiente:
- La adquisición y la recepción de artículos con toda la información pertinente.
- El seguimiento de los artículos almacenados y su método de envío.
- La gestión del inventario en todas las ubicaciones de almacenamiento.
- El cálculo del volumen de negocio.
- La ayuda con los pedidos modificados.
Para garantizar el éxito de las operaciones, los responsables de los almacenes deben establecer zonas designadas para las existencias, fijar procedimientos para el recuento de las mismas y garantizar la formación adecuada de los empleados. Tenga en cuenta que, independientemente del tipo de software o sistema que se utilice, deben aplicarse primero prácticas recomendadas de gestión del inventario para permitir que el software funcione de la forma prevista.
Precisión del inventario.
La precisión del inventario es siempre el objetivo marcado, pero, ¿qué implica esto exactamente? Por lo general, la precisión está relacionada con el recuento de artículos (el recuento es igual al número esperado) y su importe (el importe esperado coincide con el coste de los artículos disponibles). Un ejemplo de inventario preciso es que cuando un empleado busca algo y lo encuentra en el lugar adecuado con la descripción correcta.
Previsión de inventario.
La previsión de inventario puede ser una tarea engañosa. Si la estimación es excesiva, se acaba teniendo demasiado producto y, si el cálculo es demasiado bajo, no se puede cumplir con los pedidos. Un inventario inadecuado puede suponer un duro revés para sus ingresos y la satisfacción de sus clientes. Un estudio reveló que el 70 % de los usuarios compraría un artículo en una empresa de la competencia antes que esperar la recepción de un artículo atrasado.§
El proceso de cálculo del futuro inventario requiere datos fiables sobre el negocio y el estado del sector. Utilice un sistema que tenga en cuenta las cifras de ventas históricas, las próximas promociones y otras variables para obtener la máxima precisión posible.
Determine el tipo de sistema de seguimiento de inventario que va a utilizar.
Para mejorar la administración del inventario, las organizaciones suelen utilizar sistemas de gestión basados en software, desde sistemas básicos y manuales hasta programas informáticos complejos y costosos.
¿Cuál es la opción ideal para los propietarios de pequeñas empresas?
Los propietarios de pequeñas empresas suelen emplear procesos y sistemas manuales. Suelen utilizar una hoja de cálculo para capturar los pedidos de materiales y las ventas de productos. Sin embargo, cuando los datos se introducen manualmente, es muy difícil mantener la integridad de los datos y la posibilidad de que los empleados cometan errores es muy alta.
Puede resolver estos problemas mediante la implementación de un sistema de seguimiento de inventario intuitivo y más sencillo. Busque una opción que sea fácil de implementar, pero que se pueda personalizar para resolver los problemas exclusivos de la empresa.
¿Cuál es la opción ideal para las grandes empresas?
Las organizaciones de mayor tamaño requieren un sistema más robusto, como un software con tecnología de código de barras, información instantánea, pedidos automáticos, correspondencia automatizada e informes y análisis avanzados. Las empresas pueden elegir entre opciones locales que se ejecutan en su servidor o paquetes de software basados en la nube.
Cómo crear un sistema de inventario con automatización.
Muchas aplicaciones y sistemas ayudan a realizar un seguimiento de los productos sin necesidad de una gran inversión en mano de obra. Las apps de seguimiento de inventario (como las que se crean con FileMaker) facilitan el control de los artículos del inventario de forma visual e intuitiva en varias ubicaciones. Las apps suelen personalizarse e integrarse con facilidad y ofrecen la posibilidad de trabajar sin problemas en un PC, una tablet y un móvil (así como en las instalaciones locales o en la nube).
La creación de una base de datos de inventario permite organizar todos los datos relacionados con los archivos o los productos. Puede crear una base de datos básica, como una lista o una colección de artículos, o una compleja, como un sistema de facturación o de inventario. Puede crear archivos desde cero, generarlos a partir de una plantilla o producir nuevos archivos con datos de otra aplicación. Con una plataforma como FileMaker, no se necesita ninguna experiencia profesional en codificación.
Por ejemplo, la creación de etiquetas es una tarea que requiere mucho tiempo y que puede automatizarse mediante una app creada con FileMaker. De hecho, puede buscar en Claris Marketplace apps y complementos prediseñados como la herramienta para crear etiquetas de envío con Shippo.
La creación de etiquetas parece bastante sencilla, pero esta tarea suele realizarse con métodos básicos y manuales en Microsoft Excel o Word. Al copiar y pegar datos, se pueden producir errores, además de tratarse de una tarea increíblemente tediosa y poco eficiente para la mayoría de las organizaciones.
Con la Plataforma FileMaker, las empresas pueden simplificar los procesos de creación y modificación de etiquetas, además de ahorrar en los costes de desarrollo de software. La creación de guiones inteligentes permite a un equipo generar automáticamente etiquetas que incluyan todos los detalles necesarios. Con FileMaker, puede crear etiquetas sin necesidad de usar otro software.
Las principales ventajas de una gestión automatizada del inventario.
En general, un sistema automatizado de control de inventario puede ayudarle a solucionar las imprecisiones y mejorar el ciclo de producción. En concreto, ofrece las siguientes ventajas:
- Reasignación de los recursos a tareas más importantes con un efecto mayor en el negocio (con la automatización, no es necesario preocuparse por las tareas básicas).
- Reducción de las vulnerabilidades y los riesgos debido a errores humanos.
- La capacidad de ampliación rápida y la adición de más productos atractivos para los clientes.
- Acceso rápido a los datos que necesita para ofrecer un gran servicio al cliente y tomar mejores decisiones empresariales.
- Menos estrés para su equipo, al ayudarles a trabajar de forma proactiva para solucionar posibles problemas.
Vídeo recomendado: descubra cómo Shock Therapy transformó sus operaciones de almacén gracias a FileMaker: "Ahora, cuando entro en la tienda, veo a todo el mundo con sus iPad y saben exactamente lo que tienen que hacer... Somos capaces de trabajar de forma más rápida y, con el tiempo, hemos perfeccionado todas nuestras actividades comerciales".
Conclusión clave: usted también puede disponer de un sistema automatizado de inventario.
La necesidad de un almacenamiento eficiente es mayor que nunca. Los operadores deben ser capaces de trabajar con rapidez, desempeñar sus tareas con precisión y realizar predicciones fundamentadas para satisfacer de forma continua la demanda de los clientes.
Afortunadamente, también es más fácil que nunca alcanzar estos objetivos, con el enfoque adecuado.
Si evalúa sus procesos actuales, determina el tipo de sistema de gestión de inventario que necesita, aplica prácticas recomendadas y desarrolla un sistema de seguimiento eficaz con automatización, dispondrá de todo lo necesario para alcanzar el éxito en su almacenamiento e impulsar sus beneficios.
Para obtener más información sobre cómo FileMaker impulsa los cambios en el almacenamiento y la fabricación, descargue nuestro libro electrónico sobre la gestión del inventario o consiga una versión de prueba gratuita de FileMaker de 45 días. Para ello, visite la página de gestión del inventario.