Escondor optimiza sus operaciones con Claris FileMaker

Especiales Escondor es una empresa familiar con sede principal en Bogotá, Colombia. Cuenta con más de 35 años de experiencia. Proporciona servicios de transporte terrestre automotor a nivel nacional, cuenta con una flota de más de 200 vehículos; los cuales le permite prestar alrededor de 15.000 servicios diarios.

Se define como una empresa moderna y profesional que busca la excelencia en sus servicios. Ofrece una gran variedad de oferta a nivel de transporte tanto para empresas, como servicio de transporte escoler, carga o incluso servicios de transporte ocasionales.

Cómo empezó todo...

Por el año 2015-2016, Escondor tenía 15.000 mil servicios diarios y su herramienta principal era Excel. Éste resultaba una opción a la mano, pero no adecuada por la gran complejidad de datos que tenían que manejar, la poca fiabilidad, escalabilidad y la gran propensión a errores que podía ocasionar.

Había la necesidad de controlar y cuantificar las unidades de venta, así como hacer un seguimiento de la flota, el control de personal, y tener información diaria y actualizada de sus clientes y los servicios ofrecidos a cada uno de ellos.

Además esto tenía un impacto en los flujos de facturación, ya que podían llegar a tardar 4 meses en consolidar los datos para facturar el cliente.

Existían muchas soluciones en el mercado, pero no ofrecían lo necesario para el manejo de la operación de la empresa. Rogelio Herrera, director Gerente y Cristian Herrera, socio de Especiales Escondor tenían muy claro que necesitaban una herramienta a la medida, que le permitiera manejar la diversidad de elementos de contratación y que permitiese una consulta de datos veraz y efectiva.

Por aquel entonces tuvieron un acercamiento a la Plataforma FileMaker a nivel personal, y enseguida vieron dentro de la empresa la opción de crear una aplicación personalizada, adaptada a sus necesidades.

Así Escondor contactó con Elisa Mier, miembro oficial del programa Claris Partners, para llevar a cabo el diseño de la aplicación.

Salto a una aplicación personalizada

Con una flota de 220 vehículos, y 15.000 rutas diferentes cada día , había una necesidad de tener toda la información unificada. Además, era necesario pensar en una solución que alcanzara todas las partes involucradas de la empresa, desde conductores, departamento administrativo, departamento financiero etc.

Para atender dicha necesidad, la herramienta diseñada cuenta con distintos apartados. Algunos de ellos como la hora que empieza el itinerario, la ruta detallada, los conductores de la flota, acompañantes de ruta e ingresos de facturación de cada vehículo. También se utiliza el iPad para la entrega de vehículos.

Cada cliente es un mundo….

Cada empresa con la que trabajan tiene una contratación diferente, por kilómetros, por personas, si hay que pagar peaje o no en su ruta, era un reto obtener una herramienta consolidada que tuviera en cuenta cada uno de estos parámetros para poder facturar al cliente. Ahora pueden tener una información del coste real del servicio para poder dar precio a sus clientes.

Aprovechamiento al máximo los recursos disponibles

La base de datos registra para cada compañía, las rutas de acuerdo a los parámetros que se definieron para la misma. La aplicación, con base en estas, permite generar de manera automática la programación del día; habilitando el sistema para registrar novedades de operación así como las rutas adicionales.

Adicionalmente en la medida en que disponen de la información de disponibilidad de los vehículos, ello les permite ser más ágiles, poder tomar decisiones coherentes ante imprevistos o cambios. Ello se traduce en un mejor servicio al cliente.

Con información de operación fehaciente y en tiempo real; Escondor puede facturar, liquidar los honorarios tanto a conductores como a acompañantes de ruta, generar estadísticas y manejar muchos otros aspectos de su operación.

Control documental, movilidad y accesibilidad

La herramienta les ayuda a llevar un control doccumental de la flota ( en Colombia se necesita una media de 5 o 6 documentos para conducir un vehículo).

Especialmente en los servicios escolares, donde existe mucha documentación involucrada en el servicio, pero también en cualquier otra situación, es necesario proporcionar una serie de documentación del vehículo y conductor. Con la aplicación ahora toda esta información está compartida, fácilmente accesible, e incluso los conductores se conectan a través del iPad para realizar las actas de entrega de los vehículos.

Adicionalmente genera los documentos de autorización de movilidad, exigidos por las autoridades de tránsito y transporte (por cada vehículo esta documentación incluye los datos de los recorridos asignados, así como la información de contratación de cada cliente).

Control de flujos de caja y rentabilidad

Para el departamento administrativo y financiero, la aplicación creada con la Plataforma FileMaker les permite tener el control de la facturación, así como la gestión contable. Esto les permite tener un conocimiento del estado actual de sus finanzas, y mejorar la gestión de flujos de caja. Esta información es de gran valor para la toma de decisiones estratégica, así pueden con toda la información tomar decisiones que impulsen todavía más la expansión de la compañía.

Conclusión

Escondor lleva utilizando FileMaker desde hace 7 años y desde entonces la herramienta pasó por distintas modificaciones desde la 1º versión. Ahora tienen la infomración veraz, al día, por diferentes criterios, han conseguido crear una sola tarifa.

Desde su implementación en Escondor, experimentaron una reducción considerable de horas laborables. Los empleados tienen acceso a información en línea pudiendo tomar decisiones aún más rápidas y acertadas.

Otro cambio significativo, ha sido el incremento de la productividad. Con el control de los datos, información y registros consecutivos, todo ha sido mucho más productivo. La entrega de información es muy acertada, controlada, y muy rápida.

Optimización de recursos, los datos alimentandos por la aplicación, les ha permitido gestionar mejor sus recursos, desde identificar que vehículos están infrautilizados, hasta tener una mejor planificación de los mismo

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