Tasty Fresh Foods Co., une entreprise spécialisée dans la livraison de repas, optimise ses opérations avec Claris Connect
Fondée il y a 41 ans, l’entreprise Tasty Fresh Foods Co. ne comptait au départ qu’une seule personne qui, à l’aide d’un simple food truck, distribuait, pour le déjeuner, des aliments préemballés et préparés à la main dans des zones industrielles et semi-industrielles. Aujourd’hui, le nombre de véhicules est passé à 140, et 30 000 clients sont servis partout en Australie.
Le défi
Une organisation qui commence chaque jour de travail en servant 20 clients pendant trois minutes dans 6 700 emplacements distincts n’a pas de temps à perdre avec des technologies complexes et inefficaces. Chez Tasty Fresh Foods Co., tout doit s’effectuer à la vitesse de l’éclair. En outre, vu que l’entreprise est présente sur la quasi-totalité de la chaîne d’approvisionnement (elle se charge à la fois de la fabrication, de la logistique, de la revente et de la gestion de la flotte et des paiements), il lui est essentiel de pouvoir compter sur une technologie fiable. Elle doit pouvoir déterminer ce qui a été vendu, suivre l’état des stocks, réaliser des bilans et administrer la trésorerie.
Pour gérer les millions de données produites, des appareils iOS sont utilisés dans chaque food truck afin de traiter les transactions et de transférer les informations associées dans une base de données SQL. À cela s’ajoute également un point de vente Android dans tous les véhicules.
Bien que le responsable informatique de Tasty Fresh Foods Co., Doug Newnham, soit en mesure de concevoir des apps et de les relier manuellement, la connexion de systèmes disparates est chronophage et nécessite une connaissance approfondie des webhooks et des appels d’API. Parfois, l’entreprise peut passer jusqu’à 30 heures à essayer de maîtriser à la perfection les capacités des API personnalisées et des modèles de données proposés par des fournisseurs existants. L’intégration de deux apps est, dans le moins pire des cas, complexe et prenante : la documentation à disposition est généralement d’une aide limitée, et des compétences techniques sont requises.
C’est là que Claris Connect entre en jeu. Grâce à la plateforme, Tasty Fresh Foods Co. peut mettre en relation ses systèmes existants par le biais de déclencheurs de type glisser-déposer et de flux de travail, sans avoir à assumer les coûts et la difficulté du codage et des tests.
Claris Connect décuple la puissance de Claris FileMaker
La société disposant de plus de 25 apps personnalisées Claris FileMaker, dédiées à la gestion des processus, au recrutement ou encore au suivi des véhicules, Doug Newnham a choisi de se tourner également vers Claris Connect pour mettre en place des flux de travail supplémentaires.
Les apports de Claris Connect
Car Tasty Fresh Foods Co. emploie de nombreuses personnes et gère toute une myriade d’opérations, la structure constituait le candidat parfait à une étude de cas portant sur la transformation numérique dans le secteur de la livraison de repas. D’autant que c’est avec Claris Connect qu’elle compte s’y engager.
Processus de recrutement amélioré
Pour les embauches, Tasty Fresh Foods Co. souhaite que Claris Connect lui permette d’envoyer des questions de préqualification aux candidats via une app dédiée. Ainsi, plutôt que de demander à la personne en charge du recrutement, extrêmement occupée, de se pencher, par exemple, sur le permis de conduire d’un futur chauffeur afin d’en déterminer la conformité, l’entreprise peut, à la place, concevoir un flux de travail ad hoc dans Claris Connect. En dix à quinze minutes seulement, les informations requises seront automatiquement capturées, puis transférées auprès de divers systèmes.
Amélioration de la communication avec les clients pour donner la priorité aux tâches qui importent
Car les arrêts ne peuvent pas excéder un certain nombre de minutes, le fait que les clients soient déjà sur place à l’arrivée du food truck permet d’économiser du temps. Précédemment, un employé devait appeler chaque site pour lui signaler que le véhicule était en route. Avec Claris Connect, Tasty Fresh Foods Co. veut faire en sorte que des appels vocaux automatisés puissent être initialisés. Le personnel pourra alors se consacrer à des tâches plus stratégiques, ce qui favorise la croissance de l’entreprise.
Simplification des échanges en interne
Lorsque près de 450 employés sont en déplacement, il peut être assez ardu de rester en contact. Une grande partie des effectifs est déployée dans les food trucks, et la plupart des solutions de communication sont onéreuses et peu fonctionnelles. Comment faire, donc ? Doug Newnham envisage de faire appel à Claris Connect pour associer les données provenant des systèmes des employés avec la boîte de réception électronique de ces derniers. De cette manière, des informations mises à jour en temps réel pourront leur être à tous transmises directement par e-mail. D’innombrables heures, auparavant consacrées au transfert manuel de données à partir de fichiers CSV, pourront dès lors être libérées chaque semaine.
Numérisation de documents financiers
Bien qu’un passage à la photocopieuse pour scanner une facture, avant de l’archiver numériquement, puisse ne pas paraître si problématique que cela, la situation est toute autre quand des milliers de documents sont concernés. Afin d’éradiquer les versions papier, Tasty Fresh Foods Co. compte sur Claris Connect pour automatiser totalement ce processus dès l’arrivée d’une nouvelle facture. La société estime que la reconnaissance optique de caractères et l’emploi de services Web évolutifs et étendus lui assurera un niveau d’exactitude d’au moins 95 %, et ce sans qu’aucun des membres de son équipe n’ait à modifier une facture. Des centaines d’heures, voire même des milliers, pourront être épargnées.
Et vous ?
La transformation numérique s’articule autour de flux. Libérez-vous des contraintes imposées par les apps : rassemblez toutes celles que vous utilisez au quotidien et créez des flux de travail automatisés. Optimisez vos opérations. Dopez votre capacité d’innovation. Vous souhaitez en savoir plus ?
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