In diesem Blog begrüßen wir Andrea de Fraga, Business-Analystin bei unserem Claris Platinum-Partner Codence. Sie berichtet über ihre Erfahrungen mit Enterprise-Software und gibt Ratschläge, was zu tun ist, wenn die ERP-Kosten weit über dem liegen, was sich ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) leisten kann. Spoiler-Warnung: Claris FileMaker spielt dabei eine zentrale Rolle.
Legen Sie los, Andrea ...
Inspiration durch Problemista.
Okay, dieser Blog wurde inspiriert durch den Film Problemista. Als ich mir den Film angeschaut und die FileMaker-Referenzen entdeckt habe, musste ich daran denken, wie ich selbst die Plattform vor Jahren kennengelernt hatte. Früher habe ich für ein Unternehmen gearbeitet, das Dokumentarfilme produzierte. Damals benötigten wir ein Tool, um unsere Budgets zu verwalten.
Wann haben Sie das letzte Mal einen Dokumentarfilm gesehen? Sie können sich nicht erinnern? Genau deshalb sind die Budgets für Dokumentarfilme so gering!
Tatsächlich gibt es Software auf Enterprise-Niveau für solche Produktionsbudgets – na ja, das stimmt so nicht ganz, denn eigentlich gibt es nur eine einzige. Ganz unironisch heißt diese Software Movie Magic – also so, als ob die Buchhaltung der Ort sei, an dem magische Dinge stattfinden. Sie ist außerdem ziemlich teuer, mit einem Kostenpunkt für Leute, die Blockbuster-Filme produzieren, nicht für Leute, die kleine Dokumentationen machen und Glück haben, wenn 25 Leute sie anschauen.
Aber nur weil sich unsere Firma Movie Magic nicht leisten konnte, änderte das nichts an der Tatsache, dass wir sie eigentlich brauchten. Glücklicherweise hatte ich FileMaker bei einem Filmfestival im Einsatz gesehen und dachte mir, ich könnte es ausprobieren, um eine eigene App für die Budgetverfolgung zu erstellen.
Meine erste eigene mit FileMaker erstellte App.
Als ich meine Nachforschungen anstellte, da gab es noch kein YouTube. Also musste ich in die Bibliothek gehen und mich darüber informieren, wie FileMaker Pro verwendet wird. Basierend auf diesen Informationen konnte ich ein einfaches Budget-Programm erstellen.
Wie bei so vielen Unternehmen vor uns bestand der eigentliche Bedarf darin, von unseren Teams Informationen zum geplanten Budget zu erhalten, bevor das Geld ausgegeben wird. Theoretisch würde uns das vor Fehlentscheidungen bewahren, bevor die finanziellen Mittel bestätigt sind.
Nachdem ich die erste App entwickelt hatte, integrierte ich das neue Budgetierungstool in unser bestehendes Bestellsystem, sodass unsere Produzenten flexibel Platzhalter für Bestellungen eingeben konnten, deren Details sich bis zum Erhalt der tatsächlichen Rechnung des jeweiligen Anbieters ändern konnten. Wenn ein Produzent also damit rechnete, dass er 1.000 Dollar für einen Kameramann ausgeben würde (ich hatte ja bereits erwähnt, dass unsere Budgets klein waren), so gab er diese Bestellung ein, sobald ihm der Gedanke kam.
In unserer Budget-App war der entsprechende Betrag dann „vorgemerkt“. Sobald die Rechnung von der Kameraperson kam, fügte ein Mitarbeiter die Rechnung der Bestellung hinzu und passte den Bestellbetrag an den tatsächlichen Rechnungsbetrag an. Erst dann galt das Geld als „bestätigt“.
Unsere Buchhaltungsabteilung durchsuchte die Budget-Datenbank und übernahm alle bestätigten Bestellungen in das Buchhaltungssystem – natürlich erst, nachdem wir uns vergewissert hatten, dass alle Informationen korrekt waren und der Name des Anbieters richtig geschrieben war. Sobald die Rechnung bezahlt war, wurde die Bestellung im Produktionsbudget als "bezahlt" markiert.
Dieses System ermöglichte es uns, für jede Zeile im Budget die vorgemerkten, bestätigten und bezahlten Beträge zu sehen. Die Möglichkeit, sich einen Bericht über alle für ein Projekt vorgesehenen Ausgaben anzeigen zu lassen, verhalf uns, den Überblick zu behalten und das Projekt im Kontext der verfügbaren Mittel zu betrachten. So konnten wir bereits im Vorfeld verstehen, welche Auswirkungen unsere kreativen Entscheidungen haben würden, bevor sie von der Crew umgesetzt wurden. Dadurch war es einfacher, Änderungen am Produktionsplan vorzunehmen, ohne das Budget zu überschreiten.
Die Suche nach Möglichkeiten, die Skalierbarkeit zu optimieren.
Ich war stolz auf mein funkelnagelneues Budgetierungstool und es hat auch dann noch wunderbar funktioniert, als wir mehrere Budgets parallel verwalteten. Als wir jedoch anfingen, weitere Produktionen zu erfassen und Benutzer in die Datenbank aufzunehmen, wurde das Ganze deutlich zu langsam. Zu dieser Zeit waren meine Programmierkenntnisse noch auf einem Anfängerniveau und mir war klar, dass ich mich mit dem Versuch, die Performance meiner Budget-Datenbank zu beschleunigen, überfordert wäre.
Ich hatte ein Tool entwickelt, mit dem unser Team die erwarteten Kosten für unsere Projekte flexibel eingeben und verwalten konnte. Nun musste ich dafür sorgen, dass diese App schnell funktioniert und so intuitiv ist, dass alle Benutzer sie auch weiterhin nutzen können, egal wie viele neue Projekte und Benutzer wir hinzufügen.
Die nachhaltige Leistungsfähigkeit dieser Anwendung hing also von ihrer Skalierbarkeit ab. Um das Budget-Tool zu skalieren, brauchte ich die Erfahrung eines erfahreneren FileMaker-Entwicklers. Und so lernte ich die Welt der FileMaker-Beratung kennen.
Schritt für Schritt zum maßgeschneiderten ERP.
Auch wenn die Budget-Datenbank ihre Aufgabe erfüllte, ihre Leistungsfähigkeit war ein Problem. Es würde ewig dauern, Layouts mit mehreren ungespeicherten Formelfeldern zu laden; in der Fachsprache der Entwickler gibt es übrigens einen großen Unterschied zwischen „gespeichert“ und „ungespeichert“. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiver sein, sodass neue Mitarbeiter, die zum Team stießen, sofort einsteigen konnten.
Doch das Schlimmste war, dass unser Buchhaltungsteam immer mehr Fehler bei den Namen der Anbieter und den Rechnungscodes fand. Ich war völlig ratlos, weil ich nicht wusste, wie ich die Fähigkeiten der App verbessern konnte – der FileMaker-Berater hingegen wusste es.
Mithilfe des von mir erstellten Frameworks optimierte der FileMaker-Berater die Architektur meiner Datenbank und verbesserte außerdem die Geschwindigkeit bei der Suche, Bearbeitung, Generierung von Berichten und vielem mehr. Anschließend überarbeitete der Berater die Layouts, sodass alles professionell und aufgeräumt aussah.
Anstatt eines Layouts, in dem alle Daten angezeigt werden, setzte der Entwickler auf eine intuitive Navigation, um den Benutzern genau das zu zeigen, was sie sehen müssen, wenn sie es sehen müssen.
Der FileMaker-Berater machte mich auch mit dem Konzept der Datenintegrität vertraut. Die Namen der Anbieter, die zuvor von den Herstellern falsch geschrieben oder mehrfach eingegeben wurden, konnten nun aus einer Liste ausgewählt werden. Eine brillante und doch ganz einfache Methode, um sicherzustellen, dass die Namen jedes Mal richtig geschrieben wurden.
Geschäftlicher Nutzen durch FileMaker.
Letztendlich brachte FileMaker deutlich mehr Nutzen und war wesentlich günstiger als Movie Magic. Unsere Produktionsfirma profitierte von unserer maßgeschneiderten Lösung, die speziell für unsere Arbeitsanforderungen entwickelt worden war. Movie Magic sah zwar wirklich schick aus, aber unser System wurde so verbessert, dass es genauso einzigartig ist wie unsere Arbeitsabläufe. Diese maßgeschneiderte Software wurde zu einem integralen Bestandteil unserer Produktionsfirma.
Wenn Sie ein ERP-System für Ihr Unternehmen suchen, ist Claris FileMaker oft die bessere Wahl. Selbst wenn Sie die Hilfe eines externen Entwicklungsberaters in Anspruch nehmen, werden Sie höchstwahrscheinlich weniger Zeit und Geld für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung mit FileMaker aufwenden müssen als für den Erwerb und die Implementierung einer vorgefertigten ERP-Software, die auf die klassischen Anwendungsbereiche ausgerichtet ist.
Im Endeffekt bekommen Sie mit FileMaker die perfekte, maßgeschneiderte Lösung für Ihre ganz spezifischen geschäftlichen Anforderungen.
Zwar hätte ich gerne das Tool verwendet, das auch Blockbuster-Filme unterstützt, aber die Realität war, dass sich unser kleines Unternehmen so etwas einfach nicht leisten konnte. Vor allem aber konnte es sich unser Unternehmen nicht leisten, dass unsere Produzenten Fehlentscheidungen in Bezug auf das Budget trafen, während sie Dokumentarfilme für ein Publikum von 25 ihrer engsten Freunde und Familienmitglieder drehten.
Letztendlich war Claris FileMaker die kostengünstigere Lösung und bot uns alles, was unser Unternehmen brauchte – und noch viel mehr.
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Claris-Partner wie Codence haben ihre gesamte Erfahrung durch die Entwicklung individueller, auf die jeweiligen Geschäftsbedürfnisse zugeschnittenen Apps gewonnen – und sie entwickeln Lösungen, die sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken. Machen Sie es wie Andrea und informieren Sie sich über das App Success-Programm von Claris. Finden Sie heraus, was eine Einzelberatung durch einen Claris-Experten für Ihr Unternehmen bringen kann. Weitere Infos (auf Englisch).
Sie sind noch nicht 100 % überzeugt? Lesen Sie einen weiteren Kundenbericht, der zeigt, wie ein Claris-Partner mit FileMaker mehrere eigene Apps entwickelt hat, die dann zum ERP-System des Unternehmens wurden. Weitere Infos (auf Englisch).