Su empresa está orientada hacia el futuro, lo que significa que está a la vanguardia cuando se trata de utilizar tecnología y recursos avanzados que impulsan el éxito. Y sabe que el almacén es el lugar donde se produce la magia, sobre todo cuando los sistemas de almacenamiento son eficientes, funcionales y están bien mantenidos. Las empresas como la suya saben cómo gestionar el inventario de forma eficaz y buscan las inversiones adecuadas en tecnología y proyectos para mantenerse a la vanguardia.
Una forma de abordar la eficiencia de la gestión del almacén es la automatización. Un sistema de gestión de inventario personalizado y automatizado ayuda a impulsar el éxito en varias áreas clave, entre ellas:
- Procesos más sencillos que facilitan la gestión de su negocio.
- Mayor precisión para evitar pérdidas de tiempo y mayores costes.
- Mejor previsión de inventario para aumentar sus beneficios y mantener a los clientes satisfechos.
Este tipo de mejoras son cada vez más importantes. Los almacenes están sometidos a una inmensa presión debido al auge del comercio electrónico en 2020, cuando las empresas vieron un aumento del 146% en los pedidos en línea.* El crecimiento del comercio electrónico también significa más devoluciones de productos. Según un informe de CBRE, en los próximos 5 años podrían necesitarse hasta 400 millones de metros cuadrados de espacio de almacén adicional solo para procesar las devoluciones.†
Para muchos operadores de almacenes, la automatización puede ser la respuesta. Veamos cómo crear un sistema de inventario con automatización -utilizando una plataforma de bajo código como Claris FileMaker- para desbloquear lo que es posible para su negocio.
Cómo crear un sistema de inventario que le permita alcanzar el éxito.
Cuando se trata de la gestión de inventario , los vendedores saben que hay trabajo por hacer. Cuando se les preguntó por su mayor reto diario, el 43% de los vendedores calificó la gestión de inventario como su principal preocupación.‡ Las pequeñas empresas pueden tener incluso más trabajo que hacer: El 43% de las pequeñas empresas dicen que no hacen ningún seguimiento de su inventario.
Entonces, ¿por dónde empezar? Un gran primer paso es examinar sus procesos y sistemas, y luego determinar qué áreas necesitan ser actualizadas. Considere estas 3 categorías principales de gestión de inventario:
Operaciones de inventario.
Un sistema de gestión de inventarios debe hacer un seguimiento de todos los productos, piezas y artículos que una empresa tiene en stock. Las empresas deben buscar un sistema que les ayude a:
- Comprar nuevos artículos y recibirlos con toda la información pertinente.
- El seguimiento de dónde se almacenan los artículos y cómo deben enviarse.
- Gestionar el inventario en otros almacenes.
- Determinar la rotación.
- Asistir en la reordenación de pedidos.
Para garantizar el éxito de las operaciones, los jefes de almacén deben establecer zonas de existencias designadas, fijar procedimientos para el recuento de inventario y garantizar la formación adecuada de los empleados. Tenga en cuenta que, independientemente del tipo de software o sistema que utilice, primero deben establecerse buenas prácticas de gestión del inventario para que el software funcione como es debido.
Precisión del inventario.
La precisión del inventario es siempre el objetivo, pero ¿qué implica esto exactamente? Por lo general, la precisión está relacionada con el recuento de artículos (los artículos contados son iguales al número previsto) y el importe en dólares (el importe en dólares previsto coincide con el coste de los artículos disponibles). Un ejemplo de precisión en el inventario es que cuando un empleado busca algo, lo encuentra en el lugar correcto con la descripción correcta.
Previsión de existencias.
La previsión de existencias puede ser complicada. Si se sobreestima, se acaba teniendo demasiado producto, y si se subestima, no se puede cumplir con los pedidos. Sin el inventario adecuado, sus ingresos y la satisfacción de los clientes pueden sufrir un gran golpe. Un estudio reveló que el 70% de los compradores preferirían comprar un artículo en un competidor antes que esperar cualquier cantidad de tiempo por un artículo atrasado.§
El proceso de calcular el inventario futuro requiere datos sólidos sobre su negocio y el contexto de su sector. Aproveche un sistema que tenga en cuenta las cifras de ventas históricas, las próximas promociones y otras variables para ser lo más preciso posible.
Determine qué tipo de sistema de seguimiento del inventario va a utilizar.
Para mejorar la gestión del inventario, las organizaciones suelen utilizar sistemas de gestión basados en software, que van desde sistemas básicos y manuales hasta software complejo y de alto precio.
¿Qué funciona mejor para los propietarios de pequeñas empresas?
Los propietarios de pequeñas empresas suelen confiar en procesos y sistemas manuales. Suelen utilizar una hoja de cálculo para capturar la forma de pedir materiales y vender productos. Sin embargo, mantener la integridad de los datos es difícil cuando los números se introducen manualmente, y el potencial de error humano es alto.
Puede resolver estos problemas implantando un sistema de seguimiento de inventario intuitivo y de alcance más sencillo. Busque una opción que sea fácil de implementar pero que se pueda personalizar para resolver los problemas específicos de su empresa.
¿Qué funciona mejor para las grandes organizaciones?
Las organizaciones más grandes requieren un sistema más robusto, como un software con tecnología de código de barras, retroalimentación instantánea, pedidos automáticos, correspondencia automatizada e informes y análisis avanzados. Las empresas pueden elegir entre opciones locales que se ejecutan en su servidor o paquetes de software basados en la nube.
Cómo crear un sistema de inventario con automatización.
Muchas aplicaciones y sistemas ayudan a hacer un seguimiento de los productos sin una gran inversión de mano de obra. Las apps de seguimiento de inventario -como las creadas con FileMaker- facilitan el seguimiento de los artículos del inventario de forma visual e intuitiva en varias ubicaciones. Las apps suelen ser de fácil personalización e integración, y ofrecen la posibilidad de trabajar sin problemas entre el PC, la tableta y el móvil (tanto en las instalaciones como en la nube).
La creación de una base de datos de inventario le permite organizar cualquier dato relacionado con sus archivos o productos. La base de datos puede ser tan básica como una lista o una colección de artículos, o tan compleja como un sistema de facturación o de inventario. Puede crear archivos desde cero, generarlos a partir de una plantilla o producir nuevos archivos con datos de otra aplicación. Con una plataforma como FileMaker, no es necesario tener experiencia profesional en codificación.
Por ejemplo, la creación de etiquetas es una tarea que requiere mucho tiempo y que se puede automatizar aprovechando una app creada con FileMaker. De hecho, puede buscar en el Claris Marketplace aplicaciones y complementos ya creados, como la creación de etiquetas de envío con Shippo.
La creación de etiquetas parece bastante sencilla, pero esta tarea suele realizarse con métodos básicos y manuales en Microsoft Excel o Word. Copiar y pegar genera errores, es minuciosamente tedioso y ya no es eficiente para la mayoría de las organizaciones.
Las empresas pueden simplificar los procesos de creación y modificación de etiquetas -además de ahorrar en los costes de desarrollo de software- aprovechando la plataforma FileMaker. Las secuencias de comandos inteligentes permiten a un equipo autogenerar el número adecuado de etiquetas, con todos los detalles que deben incluirse. Con FileMaker, puede crear etiquetas sin necesidad de utilizar un software independiente.
Los principales beneficios de la gestión automatizada del inventario.
En general, un sistema automatizado de seguimiento del inventario puede ayudarle a hacer frente a las imprecisiones y a mejorar el ciclo de producción. Más concretamente, puede beneficiarse de:
- Redirigir sus recursos a tareas de alto valor que puedan tener un mayor impacto en su negocio (con la automatización, tiene cubiertas las tareas sencillas).
- Reducción de la vulnerabilidad y el riesgo debido a los errores humanos.
- La capacidad de escalar rápidamente y añadir más productos que encantarán a sus clientes.
- Acceso rápido a los datos que necesita para ofrecer un gran servicio al cliente y tomar mejores decisiones de negocio.
- Menos estrés para su equipo, ayudándoles a trabajar de forma proactiva para solucionar posibles problemas.
Conclusión clave: un sistema de inventario automatizado está a su alcance.
La necesidad de eficiencia en el almacén es mayor que nunca. Los operarios deben ser capaces de trabajar con rapidez, ejecutar con precisión y hacer predicciones informadas para mantenerse al día con la demanda de los clientes.
Afortunadamente, también es más fácil que nunca alcanzar estos objetivos, con el enfoque adecuado.
Si evalúa sus procesos actuales, determina qué tipo de sistema de gestión de inventario necesita, implementa las mejores prácticas y desarrolla un sistema de seguimiento eficaz con automatización, tendrá lo que necesita para hacer magia en el almacén y aumentar sus resultados.
Para obtener más información sobre cómo FileMaker impulsa el cambio en el almacén y la fabricación, descargue nuestro libro electrónico sobre gestión de inventario o inicie una prueba gratuita de FileMaker de 45 días, simplemente visite la página de gestión de inventario.
‡ https://www.veeqo.com/us/inventory-management